Hyvä tietää kirjanpidosta: Pahamaineinen selvittelytili

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokaisella kirjattavalle tapahtumalle kerrotaan mistä raha on otettu tai tullut sekä mihin se on käytetty tai mistä se on muodostunut. Mutta mitä tehdä, kun puuttuu tieto siitä, mihin raha on käytetty? Oletko joskus kuullut kirjanpitäjäsi sanovan, että kirjasi kuluja selvittelytilille? Tai onko hän pyytänyt selvityksiä selvittelytilin tapahtumiin?

Tässä kirjoituksessa kerromme, mikä on selvittelytili ja miksi sinne päätyy kirjauksia. Kirjoitus on Hyvä tietää kirjanpidosta -blogisarjan kolmas osa. Blogisarjassa kerromme asioita, joita yrittäjän on hyvä tietää kirjanpidosta.

Mikä on selvittelytili ja mitä sinne kirjataan?

Nimensä mukaisesti selvittelytili tarkoittaa kirjanpidon tiliä, jolla olevilla tapahtumilla on jotain selvitettävää. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen kirjanpidon tapahtuma kirjataan kahdelle kirjanpidon tilille debet- ja kreditkirjauksin. Esimerkiksi pankkikorttiostossa kirjanpidon tili on pankkitili, eli se tili, mistä raha on lähtenyt. Toinen tili taas on kulutili, joka kertoo mitä kulua pankkikorttiosto on. Mikäli kirjanpitäjältä puuttuu tapahtumien kuitteja tai laskuja, tai niiden sisällössä on jotain epäselvää, ei kirjanpitäjä pysty laittamaan kahdenkertaisen kirjanpidon toista päätä mihinkään. Silloin tapahtumat kirjataan selvittelytilille.

Kirjanpitäjä tekee päätöksen siitä, mitä tapahtumia selvittelytilille päätyy ja mitä ei. Suurin osa selvittelytilille päätyvistä tapahtumista ovat sellaisia kirjanpidon tapahtumia, joihin ei ole kuittia tai laskua. Lähtökohtaisesti ilman kuittia tai laskua tapahtumaa ei voida kirjata kirjanpitoon. Kuitti ja lasku todistavat, että kyseinen kulu on yritystoimintaan kuuluvaa kulua eikä esimerkiksi yksityistalouteen tehty ruokakauppaostos.

Selvittelytilille voi päätyä myös sellaisia tapahtumia, joista on toimitettu asianmukainen lasku tai kuitti, mutta kirjanpitäjä ei pysty päättelemään niistä, miten kulu liittyy yritystoimintaan. Sama koskee myös maksumuistutuksia, joista ei selviä, mitä alkuperäisellä laskulla on laskutettu.

Kirjanpitäjän tehtävä on huolehtia siitä, että yrityksen kuluksi kirjataan vain yritystoimintaan kuuluvat tapahtumat. Tapahtumien todisteena on aina oltava riittävä dokumentaatio. Näin varmistetaan, että kirjanpitolain ja hyvän kirjanpitotavan mukainen kirjanpito ja tilintarkastus sekä mahdollinen kohdalle osuva verotarkastus menevät ongelmitta läpi. Kirjanpitäjä ei kirjaa tapahtumia selvittelytilille tehdäkseen kiusaa, vaan aina yrityksen etua ajatellen.

Mitä pitää huomioida selvittelytilin osalta ennen tilinpäätöstä?

Selvittelytili on vain väliaikainen tili, johon ihannetilanteessa ei päädy ollenkaan tapahtumia. Mikäli sinne kuitenkin päätyy kirjauksia, on ne hyvä hoitaa kuntoon heti seuraavan kuukauden kirjanpidon yhteydessä, näin tapahtumat ovat tuoreemmassa muistissa. Tilinpäätökseen ei voi jättää tapahtumia selvittelytilille, joten viimeistään ennen tilinpäätöstä ne on käytävä läpi. Mikäli selvittelytilille on kirjautunut tapahtumia pitkin tilikautta, on niiden selvittäminen kerran vuodessa melkoinen urakka.

Tilinpäätöksen tekeminen voi viivästyä selvittelytilillä olevien tapahtumien vuoksi. Mikäli tilillä on paljon tapahtumia, ei kirjanpitäjä yleensä pääse eteenpäin tilinpäätöksen kanssa ennen kuin selvittelytili on tyhjä. Vasta sitten voidaan muodostaa käsitys siitä, mitä tilinpäätös tulee pitämään sisällään.

Mitä haittaa on kesken tilikauden selvittelytilillä olevista tapahtumista?

Kun selvittelytilillä on tapahtumia, eivät ne ole kirjautuneet oikeaan kuluryhmään kirjanpitoon tai tilille tullut pano ei ole kirjautunut oikein. Yleensä suurin osa selvittelytilin tapahtumista muodostuu puuttuvista kuiteista ja laskuista, joten pääsääntöisesti voidaan siis ajatella, että kun selvittelytilillä on tapahtumia, kirjanpidosta puuttuu kuluja.

Puuttuvien kulujen vaikutus raportointiin

Kun kirjanpidosta puuttuu kuluja, eivät kirjanpidon raportit ole ajan tasalla. Mikäli raportit eivät ole ajan tasalla, ei niiden perusteella voida tehdä luotettavia päätöksiä. Silloin kirjanpitäjäkään ei pysty antamaan kommentteja talouden kehityksestä. Mikäli raportteja tulee toimittaa ulkopuoliselle taholle, eivät raportit anna todenmukaista kuvaa yrityksen taloudesta. Selvittelytilin tapahtumien määrä on toki hyvä suhteuttaa yritystoimintaan. Mikäli kirjauksista puuttuu yksi muutaman kympin kuitti, ei sillä vielä ole suurta merkitystä raportteihin. On tärkeää muistaa, että mikäli selvittelytilillä on paljon tapahtumia, joihin kuuluisi arvonlisäveron vähennysoikeus, ovat nämä arvonlisäverojen vähennykset hyödyntämättä.

Miten vähentää selvittelytilin tarvetta?

Aktiivinen ja avoin kommunikaatio kirjanpitäjän ja yrittäjän välillä vähentää tarvetta kirjata tapahtumia selvittelytilille. Monesti kuukauden kirjanpidon yhteydessä käytävä kommunikaatio selvittää epäselvät asiat, eikä silloin ole tarvetta kirjata tapahtumia selvittelytilille. Jos selvittelytilille päätyneissä tapahtumissa on epäselvyyttä, yrittäjän kannattaa käydä ne läpi yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Kirjanpitäjä osaa selittää miksi ne on kirjattu tilille ja mitä yrittäjältä tarvitaan, jotta tapahtumat saadaan sieltä pois.

Kuittimerkintöjen avulla voidaan vähentää selvittelytilin tarvetta ja helpottaa kirjanpitäjän elämää. Hyvä tietää kirjanpidosta -juttusarjan seuraavassa osassa käydään läpi kuittimerkintöjä ja kerrotaan, mikä on niiden merkitys kirjanpidossa.

Lue koko Hyvä tietää kirjanpidosta -blogisarja:

Miksi kirjanpitoa tehdään?
Hyvä vai paha kirjanpito?
Pahamaineinen selvittelytili
Kuittimerkinnät
Tulkinnanvaraiset alueet
Yrittäjä: Jääkö talous aina viimeiseksi?
Voiko kirjanpitäjä tietää liikaa?

Me voimme auttaa yrityksesi kirjanpidossa

Meiltä saat kaikki yrityksesi tarvitsemat kirjanpitopalvelut. Kirjanpidon asiantuntijamme varmistavat, että yrityksesi taloushallinto perustuu oikeelliseen ja ajantasaiseen tietoon sekä sisältää kaikki tarvittavat dokumentit.

Mikäli etsit luotettavaa kirjanpitäjää, jätä yhteydenottopyyntö. Me autamme mielellämme!