Jenny Ojares | | Ajankohtaista, Taloushallinto

Yrittäjä – näin valmistaudut tilinpäätökseen

Vuodenvaihde merkitsee monelle yritykselle myös tilikauden vaihtumista. Tilikaudelta laaditaan tilinpäätös, joka voi olla erilainen yrityksen koosta ja rakenteesta riippuen. Kuitenkin samat perusperiaatteet pätevät kaikkiin tilinpäätöksiin. Ennen vuoden vaihtumista on hyvä palautella mieleen, mitkä seikat sujuvoittavat tilinpäätösaikaa. Huolellinen tilinpäätöksen suunnittelu mahdollistaa muutosten tekemisen ja reagoinnin jo hyvissä ajoin ennen tilinpäätöstä. Tämän tekstin tarkoituksena on kuitenkin keskittyä sellaisiin toimiin, jotka eivät niinkään ole suunnittelua, mutta jouduttavat itse tilinpäätöksen valmistumista.

Varmista tilinpäätöksen valmistuminen ajallaan

Hyvä valmistautuminen johtaa tilinpäätöksen valmistumiseen ajallaan. Paras tilannehan on se, että kirjanpito on hoidettu hyvin koko tilikauden ajan ja mm. puuttuvat tositteet on toimitettu aina hyvissä ajoin, viimeistään seuraavan kuun materiaalin yhteydessä ja esimerkiksi ennakkoveroja on maksettu tuloksen kehittymisen mukaisesti, tai ainakin tiedossa on todenmukainen tulos ja on osattu varautua esimerkiksi lisäennakon määrään.

Mitä materiaalia tilinpäätöstä varten tulee toimittaa?

Ensimmäisenä onkin hyvä lähteä liikkeelle mahdollisista tositepuutteista ja varmistaa ettei omalle työpöydälle tai sähköpostikansioon ole jäänyt lojumaan sellaisia tositteita, jotka vielä kirjanpitäjältä uupuvat. Mukaan on syytä toimittaa myös vasta seuraavalla tilikaudella erääntyvät osto- ja myyntilaskut, jotka kuuluvat päättyvälle tilikaudelle. Hieman jälkijunassa saapuvia ostolaskuja voivat olla esimerkiksi tavarantoimittajan koontilaskut tai sähkölaskut. Myyntilaskuissa on huomioitava se, kummalle tilikaudelle laskutettava työ kuuluu, vaikka lasku päivättäisiinkin eri kaudelle.

Tilinpäätökseen on toimitettava myös normaalista kirjanpidon materiaalista poikkeavia erilaisia liitteitä ja asiakirjoja. Tilinpäätökseen toimitetaan käteiskassan täsmäytystosite, josta selviää kassan saldo tilinpäätöspäivänä sekä kassajärjestelmän maksupääteraportti, josta selviää tilinpäätöspäivän ajankohtainen tilanne saatavista. Inventaario varaston arvosta ja / tai keskeneräisistä töistä tulee tehdä tilinpäätöspäivältä ja toimittaa allekirjoitettuna kirjanpitoon.

Mikäli palkanlaskenta hoidetaan asiakkaalla itsellään, tulee toimittaa ajantasainen tieto lomapalkkavelasta, jotta se ja jaksotettavat sivukulut saadaan täsmällisinä kirjattua. Tilinpäätöksen liitetietoja varten tarvitaan myös tieto keskimääräisestä henkilöstön lukumäärästä tilikauden aikana.

Kirjanpitäjän kanssa on hyvä keskustella myös mahdollisten aktivointien tekemisestä ja tarkistaa, että poistosuunnitelmat ovat edelleen ajankohtaiset. Myös oman pääoman tilanteen kartoittaminen on hyvä tehdä ennen tilinpäätöstä.

Mitä asiakirjoja tulee pyytää kolmansilta osapuolilta?

Osa asiakirjoista on sellaisia, joita voi joutua pyytämään kolmansilta osapuolilta. Pankeilta pyydettävät asiakirjat ovat esimerkiksi pankkitileistä saldovahvistukset tilinpäätöspäivänä sekä mahdollisista sijoituksista salkkuraportit tai muut omaisuusluettelot, joista selviää omaisuuserän hankintahinta sekä tilinpäätöspäivän markkinahinta. Pankeilta ja rahoituslaitoksilta tulee pyytää myös lainojen ja osamaksujen tilinpäätöspäivän saldovahvistukset, joista selviää mm. ajantasainen lainan saldo sekä maksetut korot ja vielä tilikaudelle kuuluvat, maksamattomat korot.

Tieto erilaisista taseen ulkopuolisista eristä on myös syytä toimittaa tilinpäätöstä varten. Tällaisia eriä ovat esimerkiksi vuokravastuut, leasingvastuut ja -sopimukset, yritysjärjestelyt, omistajanvaihdokset, osakeannit, merkintäoikeudet sekä konsernijärjestelyt. Osake- ja osakasluettelot tulee toimittaa, mikäli tilikauden aikana on tullut muutoksia tai osakeanteja. Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat ja mahdolliset toimittamattomat kauppakirjat omistuksista tulee myös toimittaa tilinpäätöstä varten. Tilinpäätökseen tarvitaan myös tiedot mahdollisista olennaisista riitatilanteista ja oikeudenkäynneistä tai vahingonkorvauksista.

Jenny Ojares | Accounting Specialist

Me voimme auttaa yritystänne valmistautumaan tilinpäätökseen

Tilinpäätökseen valmistautuminen hyvissä ajoin helpottaa tilinpäätöstä, siksi kaikkea ei kannata jättää tehtäväksi viime hetkeen. Ajantasainen kirjanpito helpottaa tilinpäätöstä ja sähköinen taloushallinto mahdollistaa sen, että suurin osa tositteista löytyy yleensä jo valmiina kirjanpitojärjestelmästä. Kirjanpidon asiantuntijamme tukevat tilinpäätökseen valmistautumisessa sekä huolehtivat, että tilinpäätöstä varten tarvittavat tiedot pyydetään ennakoivasti ja näin ollen tilinpäätösaika etenee sujuvasti.

Mikäli tarvitset apua yrityksenne kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä, jätä yhteydenottopyyntö. Me autamme mielellämme!