Hyvä tietää kirjanpidosta: Yrittäjä, jääkö talous aina viimeiseksi?

Myynti rullaa ja uusia asiakkaita sekä työntekijöitä tulee sisään hurjaa vauhtia. Työpäivät kuluvat uusien asiakkaiden ja työntekijöiden haltuunottoon. Välillä käyt taloushallinnon järjestelmässä hyväksymässä ostolaskuja maksuun ja katsomassa myyntilaskutuksia. Kaikkihan sujuu hyvin, kun maksut lähtee ja asiakkaiden suorituksia tulee sisään. Kirjanpitäjälle ei ole ehditty vastaamaan hetkeen, mutta rahavirta toimii, joten eihän tässä ole hätää, eihän? Kuulostaako tutulta?

Tässä kirjoituksessa kerromme, miksi yrittäjän on kiireessäkin tärkeää pitää yrityksen taloudesta ja sen ajantasaisuudesta hyvää huolta. Kirjoitus on osa Hyvä tietää kirjanpidosta -blogisarjaa, jossa käymme läpi asioita, joita yrittäjän on hyvä tietää kirjanpidosta.

Onko yrityksesi talous ajantasalla?

Yrittäjän arki on kiireistä ja varsinkin yrityksen ollessa kovassa kasvuvauhdissa jää taloushallinnon hoito helposti takaa-alalle. On helppo ajatella, että kyllä se kirjanpitäjä hoitaa joka tapauksessa alv-ilmoitukset ja muut pakolliset ilmoitukset kuntoon. Kyllä, sitä varten yrityksellä on kirjanpitäjä, että kaikki ilmoitukset tulee tehtyä ajoissa. Mutta mitä seuraa siitä, kun kirjanpitäjän kysymyksiin ei ole ehditty vastaamaan hetkeen tai toimittamaan puuttuvia kuitteja, joiden perään hän on kysellyt? Tässä on hyvä palata tämän blogisarjan toiseen osaan, jossa kerrottiin kirjanpidon mahdollisuuksista ja käytiin läpi mitä hyötyä on siitä, että taloushallinnon hoito on ajan tasalla.

Mitä siitä sitten oikein seuraa, kun taloudenhoito laahaa jäljessä? Palkat ja ostolaskut toki maksetaan ja pidetään huoli siitä, että myyntilaskuihin tulee suorituksia. Mutta entä se kaikki muu, josta kirjanpidon raportit muodostuvat? Yrityksen toimialasta, koosta ja toimintatavoista riippuen ”sitä muuta” voi olla enemmän tai vähemmän. Tässä yhteydessä puhutaan esimerkiksi tehtävistä kuluvarauksista ja muista jaksotuksista sekä luottokorttikuiteista. Luottokorttikuitit tulee toimittaa kirjanpitäjälle ja täydentää niitä asiaankuuluvilla merkinnöillä, niin kuin tässä blogisarjassa aiemmin oli puhe. Mahdolliset kuluvaraukset ja muut jaksotukset vaativat usein myös kommunikointia yrittäjän kanssa, jotta ne menevät lukuihin niin kuin niiden kuuluu.

Ajantasainen talous mahdollistaa tulevaisuuden suunnittelun

Mikäli taloudenhoito ei ole ajan tasalla, ei kirjanpitäjältä saa luotettavia raportteja eikä niiden perusteella voida tehdä luotettavia päätöksiä tulevaisuuden suunnasta. Kirjanpitäjä pystyy harvoin antamaan analyysia raporteista, jos hän tietää, että siellä on paljon puutteita. Kun kolmannet tahot, esimerkiksi rahoittajat, pyytävät raportteja, antaa hyvän kuvan yrityksestä, mikäli ne pystytään toimittamaan lähes saman tien ilman, että tarvitsee odotella raporttien kirimistä ajan tasalle.

Ajantasainen talous nopeuttaa tilinpäätöstä

Mikäli puuttuvia kuitteja ja puutteellisia kuittimerkintöjä kertyy tilikauden aikana paljon, on siinä melkoinen savotta selvittää ne tilinpäätökseen. Tilinpäätökseen ne kaikki on nimittäin selvitettävä tavalla tai toisella, jotta tilinpäätöksen voi saada valmiiksi. Jos selvittelytilille pääsee kiireen vuoksi kertymään tavaraa koko tilikauden ajan, on melko mahdotonta muistaa esimerkiksi vuoden päähän, mitä on ostettu ja missä kuitti ostosta voisi mahdollisesti olla.

Ajantasaisuus helpottaa yrityksen talouden hallintaa

Vaikka on kuinka kiire, kannattaa ottaa tavaksi käydä puutteet läpi kerran kuussa, jolloin tapahtumat ovat tuoreemmassa muistissa ja määräkin on helpommin hallittavissa. Kuittien etsiminen esimerkiksi sähköpostista on huomattavasti työläämpää, jos niitä tarvitsee etsiä koko vuoden ajalta. Kirjanpitäjän kanssa kannattaa myös rohkeasti jutella toimintatavoista, joilla puutteita voidaan minimoida ja näin pystytään helpottamaan molempien arkea.

Ostoreskontra selkeyttää yrityksen taloushallintoa

Yritykselläsi on käytössä ostoreskontra, johon uudet ostolaskut tulevat hyväksyttäväksi ja maksettavaksi. Ostoreskontrasta laskut päätyvät myös kirjanpitoon.

Kuvitellaan, että saat kiireessä laskun sähköpostiin ja päätät maksaa sen verkkopankista, sillä onhan se nyt nopeampi tapa kuin lisätä lasku ostoreskontraan ja sitten vasta maksaa. Idea kuulostaa tietysti hyvältä silloin, kun on kiire saada lasku maksuun. Taloushallinnossa tätä kutsutaan ostoreskontran ohimaksuksi.

Ostolaskujen kirjaus ostoreskontraan helpottaa laskujen seurantaa

Kun yrityksellä on käytössä ostoreskontra, ei ostoreskontran ohi saisi maksaa lähtökohtaisesti muuta kuin hätätapauksissa ja joissakin poikkeustapauksissa. Miksi näin? Ostoreskontran merkittävä etu on historiatietojen löytyminen. Kun kaikki yrityksen ostolaskut on lisätty ostoreskontraan, sieltä pystyy hakemaan vaivattomasti esimerkiksi kaikki laskut toimittajan nimellä tai etsimään tietokoneen ostoa ja siihen mahdollisesti liittyvää takuuaikaa. Kun maksetaan ostoreskontran ohi, maksu menee tiliotteelta ilman siihen liittyvää ostolaskua. Tällöin ostolasku kirjataan kirjanpitoon laittamatta sitä ostoreskontraan. Tämä tapa hankaloittaa huomattavasti ostolaskun etsintää vuoden tai mahdollisesti jopa useamman vuoden päästä.

Ostolasku menee siis suoraan ostoreskontrasta kirjanpitoon ja näin maksu linkittyy jo valmiiksi johonkin olemassa olevaan tositteeseen. Kun maksetaan ostoreskontran ohi, tulee ostolasku toimittaa erikseen kirjanpitäjälle. Jos ostolaskua ei toimiteta, tulee siitä selvittelytilille kirjaus, joka pitää enemmin tai myöhemmin selvittää joka tapauksessa.

Jos saadaan maksumuistutus laskusta, joka on yrittäjän mielestä jo maksettu, on varmistuksen hakeminen huomattavasti helpompaa, kun kaikki maksut on maksettu suoraan ostoreskontrasta. Mikäli maksuja tehdään sekä ostoreskontrasta että ostoreskontran ohi, on paljon työläämpää hakea varmistusta maksumuistutetun ostolaskun maksusta. Myös muiden epäselvyyksien hakeminen ostolaskuihin liittyen on työläämpää.

Hetkellisesti suoraan verkkopankista maksaminen voi kuulostaa siis helpolta vaihtoehdolta, mutta pidemmällä tähtäimellä siitä aiheutuu enemmän työtä, mikäli maksuihin liittyen tulee jotain selvitettävää tai jos ostolaskuja tarvitsee jostain syystä hakea.

Ostoreskontran ohitus – kuinka toimia?

Mitä sitten tehdä, jos on aivan pakko maksaa joku lasku ostoreskontran ohi? Hyvä toimintatapa on laittaa kirjanpitäjälle saman tien ostolaskulla varustettu sähköposti ja kertoa, että lasku on maksettu suoraan verkkopankista. Näissä tapauksissa voidaan myös sopia, että ostolasku viedään jälkikäteen ostoreskontraan, josta tehty maksu kohdistetaan ostolaskun hyväksymisen jälkeen ostolaskulle.

Ostoreskontran ohimaksut ovat välillä välttämättömyys, esimerkiksi maksukuitin saamiseksi samantien maksun jälkeen. Ohimaksuihin voi kuitenkin sopia kirjanpitäjän ja mahdollisen ostoreskontranhoitajan kanssa toimintatavan, jotta ne aiheuttavat mahdollisimman vähän työtä puolin ja toisin.

Kohti sujuvaa talouden hallintaa

Yrittäjän aika on rajallista, mutta on kuitenkin tärkeää muistaa, että taloushallinnon hoitoa ei kannata koko ajan laittaa tärkeysjärjestyksessä viimeiseksi ja jättää asioita taka-alalle. Ajantasainen taloushallinto takaa yrittäjälle levollisen mielen, kun tietää kaiken olevan kunnossa ja kirjanpidon raportit ovat luotettavia.

Kun toimintatavoista sovitaan asiantuntevan kirjanpitäjän kanssa, varmistetaan, että taloushallinnon hoito on sujuvaa ja vie mahdollisimman vähän yrittäjän aikaa. Tähän aiheeseen palaamme blogisarjan seuraavassa ja viimeisessä kirjoituksessa.

Lue koko Hyvä tietää kirjanpidosta -blogisarja:

Miksi kirjanpitoa tehdään?
Hyvä vai paha kirjanpito?
Pahamaineinen selvittelytili
Kuittimerkinnät
Tulkinnanvaraiset alueet
Yrittäjä: Jääkö talous aina viimeiseksi?
Voiko kirjanpitäjä tietää liikaa?

Me voimme auttaa yrityksesi kirjanpidossa

Meiltä saat kaikki yrittäjän tarvitsemat kirjanpitopalvelut. Varmistamme, että yrityksesi taloushallinto perustuu oikeelliseen ja ajantasaiseen tietoon, jotta voit tehdä päätöksiä ajantasaiseen tiedon pohjalta.

Mikäli etsit luotettavaa kirjanpitäjää, jätä yhteydenottopyyntö. Me autamme mielellämme!