Armi Jakola-Ward | | Ajankohtaista, Taloushallinto

Hyvä tietää kirjanpidosta: Hyvä vai paha kirjanpito?

Blogisarjan ensimmäisessä osassa Jere kertoi kirjanpitovelvollisuudesta, jonka myötä jokaisen yrittäjäksi ryhtyvän velvollisuus on järjestää kirjanpito kuntoon jollain tavalla. Mistä johtuu, että kirjanpito tarkoittaa yrittäjälle yleensä vain pakollista pahaa, joka pyritään järjestämään mahdollisimman halvalla? Miksi kirjanpitoa ei nähdä mahdollisuutena? Mistä kirjanpidon ikävä maine oikeastaan edes johtuu?

Tässä kirjoituksessa kerromme, miksi kirjanpito on yrityksellesi hyvä asia ja miksi se kannattaa nähdä ennemminkin mahdollisuutena kuin pakollisena pahana.

Kirjanpito, velvollisuus vai mahdollisuus?

Kirjanpito koetaan usein jotenkin hankalaksi ja epämukavaksi asiaksi. Yrittäjä selittää kirjanpidon avulla kaikki yrityksen kulut ja sen seurauksena saa joko mätkyjä tai palautusta. Kirjanpito voidaan kokea ikävänä taakkana, koska kuittien säilyttäminen ja toimittaminen kirjanpitäjälle vie kallisarvoista aikaa.

Kirjanpidon ikävään maineeseen vaikuttaa todennäköisesti suurelta osin myös velvollisuus. Jokaisella yrittäjällä on kirjanpitovelvollisuus ja kirjanpito on järjestettävä kuntoon. Lähtökohtaisesti meissä ihmisissä herää huono fiilis aina, kun joku asia on pakollinen. Velvollisuudesta tulee kuitenkin paljon siedettävämpää, kun mietitään kirjanpidon positiivisia puolia ja käännetään se velvollisuudesta mahdollisuudeksi.

Kirjanpidon hyödyt yrittäjälle

Hyvän kirjanpitotavan ja kirjanpitolain mukaisesti laadittu kirjanpito antaa yritykselle paljon enemmän kuin ottaa. Kun kirjanpito on ajan tasalla, pystytään todentamaan mistä saadut rahat ovat tulleet ja mihin rahat on käytetty. Yritys voi myös tarvittaessa todistaa kirjanpidon avulla, ettei yritystä käytetä esimerkiksi rahanpesuun.

Mikäli yrityksellä on tarvetta lisärahoitukselle, pankit ja rahoittajat haluavat nähdä ajantasaisen kirjanpidon. Kirjanpidosta he näkevät mikä on yrityksen todellinen taloudellinen tilanne, miten yritys on onnistunut sitä kehittämään ja miltä yrityksen tulevaisuus näyttää.

Asiakashankinnan tarjouskilpailussa yrityksen arvoa nostaa hyvin laadittu kirjanpito. Varsinkin silloin, kun mahdollinen uusi asiakas hakee pitkäaikaista kumppania.

Kun kirjanpito on aina ajan tasalla, pystytään raportteja tuottamaan ilman, että tarvitsee ottaa aikalisää niiden kuntoon saattamiseksi. Tällä yleensä antaa hyvän vaikutelman kaikille osapuolille, kun raportteja ei tarvitse odotella.

Ajantasaisen kirjanpidon avulla yrittäjä pysyy kartalla saatavista ja kuluista, jolloin muuttuviin tilanteisiin pystytään reagoimaan paljon nopeammin.

Miksi pienenkin yrityksen kannattaa tehdä kahdenkertaista kirjanpitoa?

Kirjanpitovelvollisuus koskee jokaista yrittäjää, mutta kahdenkertaista kirjanpitoa yksityisen ammatin- tai liikkeenharjoittajan ei tarvitse suorittaa. Tämä tarkoittaa sitä, että kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseen riittää pelkkä tulojen ja menojen ylöskirjaaminen sen mukaan, kun tapahtumia kulkee pankkitilillä.

Miksi kahdenkertainen kirjanpito on silti kannattavaa myös pienelle yritykselle, vaikka velvoitetta siihen ei ole? Kun tehdään yhdenkertaista kirjanpitoa maksuperusteisesti, ei olla koskaan täysin ajan tasalla siitä, mihin rahaa menee ja mistä sitä tulee. Yrittäjän on silloin myös hankala tietää, onko yritys oikeasti tuottava vai tehdäänkö tappiota.

Tulevaisuuden suunnittelu yhdenkertaisen kirjanpidon avulla on hankalaa, kun käytettävissä olevaa rahaa ei tiedetä tarkasti edes kuukauden päähän. Tämä johtuu siitä, että asiakkaat saattavat maksaa laskut montakin kuukautta myöhässä ja yhdenkertaisessa kirjanpidossa tämä saatava ei missään näy ennen kuin se kirjautuu pankkitilille.

Kahdenkertaisen kirjanpidon avulla päätösten tekeminen on paljon helpompaa, kun kirjanpidosta nähdään suoraan toteutuneet myynnit, mitä saatavia vielä on ja mitä laskuja on vielä maksamatta. Kahdenkertainen kirjanpito myös helpottaa raportointia esimerkiksi lainanhaun ja veroilmoituksen teon yhteydessä.

Mistä yrittäjä maksaa kirjanpitäjälle?

Mikä on sitten kirjanpitäjän rooli tässä kaikessa? Mistä yrittäjänä maksat kirjanpitäjällesi?

Yksinkertaisuudessaan kirjanpitäjän rooli on toimia tulkkina yrittäjän ja Verohallinnon sekä kirjanpitolain vaatimusten välissä. Yrittäjän ei tarvitse ymmärtää kirjanpidon termejä ja hankalaa sanastoa tai olla perillä kaikista eräpäivistä, kun kirjanpitäjä huolehtii niistä.

Kirjanpitäjän rooli on ohjeistaa yrittäjää toimimaan oikein, jolloin saadaan huomioitua kaikki mahdolliset vähennykset. Näin kirjanpito on luotettavaa ja pysyy ajan tasalla. Kirjanpitäjä itseasiassa helpottaa yrittäjän päätöksen tekoa.

On tärkeää muistaa, että kirjanpitäjälle tehdystä työstä maksaa yrittäjä, ei Verohallinto tai mikään muukaan taho. Kirjanpitäjä tekee siis töitä yrittäjälle ja yrittäjän parhaaksi varmistamalla, että kirjanpitolakia ja hyvää kirjanpitotapaa noudatetaan.

Kiusaako kirjanpitäjä?

Aiheuttaako kirjanpitäjältä tullut sähköposti puristusta rinnassa?

Kirjanpitäjän tehtävä ei ole kiusata yrittäjää hankalilla kysymyksillä ja ohjeistuksilla, kaikki kysymykset perustuvat aina johonkin tarpeeseen. Yrittäjän onkin tärkeää olla samalla aaltopituudella kirjanpitäjän kanssa ja kommunikoida avoimesti, jos kirjanpitäjän käyttämät sanat ja termit ovat hepreaa. Kun kirjanpitäjän ja yrittäjän välillä on vahva luottamussuhde, yrittäjä voi keskittyä siihen missä on itse parhaimmillaan, eli itse yrittämiseen.

Kirjanpitäjä huolehtii pakollisten velvoitteiden ja raportoinnin saattamisesta kuntoon asianmukaisesti ja ajantasaisesti. Ajantasaisen ja luotettavan kirjanpidon tuottaminen vaatii kuitenkin yhteistyötä yrittäjän kanssa. On hyvä muistaa, että kirjanpitäjä ei ole yrityksessä töissä, ja sen vuoksi kaikki tarvittava tieto kirjanpidon tuottamiseen tulee saada yrittäjältä.

Mikäli yrittäjällä on toiveita tai kehitysehdotuksia kirjanpidon hoitamiseksi, kannattaa ne ottaa rohkeasti esille kirjanpitäjän kanssa. Näin voidaan miettiä yhdessä paras tapa hoitaa yrityksen kirjanpito yrittäjää parhaiten palvelevalla tavalla. Jokainen yritys on yksilö ja jokaisen yrittäjän tarpeet ovat yksilölliset. Kirjanpitäjän rooliin kuuluu myös niiden huomioiminen ja yrittäjän arjen helpottaminen kirjanpidon osalta.

Me voimme auttaa yrityksesi kirjanpidossa

Me Gallantilla tarjoamme kaikki yrittäjän tarvitsemat kirjanpitopalvelut. Kirjanpidon asiantuntijamme varmistavat, että yrityksesi taloushallinto perustuu oikeelliseen ja ajantasaiseen tietoon sekä sisältää kaikki tarvittavat dokumentit. Sähköisen taloushallinnon avulla tuomme ennustettavuutta yrityksesi talouteen.

Hyvä tietää kirjanpidosta -sarjan seuraavassa osassa pureudutaan selvittelytiliin; miksi sinne päätyy kirjauksia ja mitä haittaa siitä on, että siellä on kirjauksia?

Armi Jakola-Ward | Accounting Specialist

Huolellinen ja motivoitunut kirjanpidon asiantuntija Australiasta.

Mikäli etsit luotettavaa kirjanpitäjää, jätä yhteydenottopyyntö. Me autamme mielellämme!