Hyvä tietää kirjanpidosta: Voiko kirjanpitäjä tietää liikaa?

Hyvä tietää kirjanpidosta -blogisarjassa on jo kuuden osan verran käyty läpi kirjanpidon kannalta asioita, joita jokaisen yrittäjän on hyvä tietää. Tässä viimeisessä osassa käsitellään kirjanpitäjän kanssa käytävää kommunikointia ja pohditaan voiko kirjanpitäjä tietää liikaa?

Mistä asioista kirjanpitäjän kanssa kannattaa ainakin keskustella?

Minulla on aina tapana sanoa, että kirjanpitäjä todella harvoin tietää liikaa yrityksen toiminnasta. Yllättävän moni yrityksen toiminta liittyy tavalla tai toisella kirjanpitoon ja sen hoitamiseen. Mikäli kirjanpitäjä ei ole töissä yrityksessä, ei hän välttämättä tiedä yrityksen kuulumisista kirjanpidon materiaalia enempää, ellei niistä ole yrittäjän kanssa erikseen kommunikoitu. On hyvä muistaa, että kirjanpitäjät ovat asiantuntijoita, jotka osaavat antaa hyvinkin kattavaa konsultointia ja ohjeistusta, kun heillä vaan on siihen riittävät tiedot. Kristallipalloa meillä kirjanpitäjilläkään ei valitettavasti ole, jolloin tärkeäkin tieto saattaa jäädä käymättä läpi, ellei yrittäjä sitä erikseen informoi.

Kirjanpitäjän kanssa on hyvä kommunikoida tavalla tai toisella vähintään kerran kuussa, kun kirjanpito raportoidaan. Tällöin voi käydä läpi ihan peruspäivittäisiä kuulumisia tai ihan vaan kuitata, ettei mitään uutta ole nyt tiedossa. Muita tärkeitä kommunikoitavia asioita käydään läpi alla.

Muutokset ja projektit

Kaikki tulevat muutokset ja projektit on hyvä käydä kirjanpitäjän kanssa läpi mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Tällöin kirjanpitäjä osaa kirjanpidon puolella varautua ja pystyy antamaan neuvoa siihen, miten tulevat muutokset ja projektit vaikuttavat kirjanpidon hoitoon. Kirjanpitäjä pystyy antamaan arvokasta lisätietoa, jolloin tulevien muutoksien ja projektien tuleminen kirjanpitoon asti hoituu mahdollisimman sujuvasti. Varsinkin isompien investointien yhteydessä on tärkeää ottaa kirjanpitäjä mukaan heti alkuvaiheessa. Mahdolliset tarpeet järjestelmämuutoksen suhteen on myös hyvä nostaa esille hyvissä ajoin kirjanpitäjäsi kanssa. Suunnitteluvaiheessa voidaan vielä ottaa huomioon kirjanpidon vaikutuksia ja mahdollisesti myös viilaamaan kirjanpidon toteutustapaa, jotta se palvelee jatkossakin yrittäjää mahdollisimman hyvin.

Tulkinnan varaiset alueet

Niin kuin käytiin aiemmin läpi tulkinnan varaisten alueiden, eli mahdollisten edustus-, markkinointi- ym. kulujen kohdalla, on suunnitelmista hyvä kertoa kirjanpitäjälle ajoissa. Silloin kirjanpitäjä pystyy antamaan ohjeistuksia sen suhteen, miten nämä kulut tulevat kirjanpidossa ja verotuksessa käyttäytymään. Kun kyseinen kulu on jo syntynyt, on hankala enää siinä vaiheessa tehdä viilauksia, jotta kulu menisikin esimerkiksi markkinointiin eikä edustukseen.

Rahoitus ja projekteihin kohdistuvat kulut

Kun yritys saa rahoitusta projekteihin esimerkiksi Business Finlandilta, tulee näiden toteutuneet kulut raportoida Business Finlandille heidän raportointiehtojen mukaisesti. Kirjanpidossa pystytään seuraamaan eri projekteihin kohdistuvia kuluja, jolloin raportointi sujuu helpommin. Kirjanpitäjään kannattaa ottaa yhteyttä heti, kun kyseiset projektit ovat valmistuneet, jotta saadaan projektinkuluseuranta kuntoon. Ajantasaisesti toteutettuna tämäkin vie vähemmän aikaa kuin jälkikäteen kulujen kohdistaminen projektille. Sama koskee myös muita projekteja tai kohteita, joita yritys haluaa seurata erikseen kirjanpidossa, joko ulkopuolista tahoa tai itseään varten. Mitä aikaisemmassa vaiheessa seurannan saa järjestettyä kirjanpitoon asti, sitä vaivattomammin ja luotettavammin siihen liittyviä raportteja saa otettua kirjanpidosta.

Ongelmakohdat

Jotta kirjanpidon hoito sujuu sujuvasti ja vie mahdollisimman vähän yrittäjän aikaa, kannattaa rohkeasti nostaa ongelmakohtia esille kirjanpitäjän kanssa. Todella usein näihin ongelmakohtiin löytyy ratkaisu, kun yhteistyössä käydään asioita läpi. Esimerkiksi luottokorttikuittien ja kuittimerkintöjen toimittaminen voidaan hoitaa monella eri tavalla, riippuen kuittien määrästä sekä käytettävissä olevasta järjestelmästä.

Kirjanpidon ei ole tarkoitus olla pakollinen paha, joka vie yrittäjältä vain liikaa aikaa. Todella usein pienellä viilaamisella kirjanpidosta saadaan mahdollisimman tehokas ja parhaiten yrittäjää palveleva. Avoin kommunikointi kirjanpitäjä kanssa on tässä avainroolissa.

Kirjanpitäjä johdon tukena

Ennakoinnilla pääsee pitkälle kirjanpidon asianmukaisessa hoidossa. Hyvänä ohjenuorana voi pitää sitä, että jos yrittäjälle tulee yhtään sellainen olo, että olisikohan kirjanpitäjän hyvä tietää tästä, yleensä silloin on.

Yrittäjänä kannattaa ottaa kaikki hyöty irti kirjanpitäjästäsi, sillä hän on oman alansa asiantuntija. Taloushallinto on muuttunut yhä sähköisemmäksi ja myös kirjanpidossa automaatio hoitaa monia perusrutiineja. Niinpä kirjanpitäjän työaika ei enää mene siihen, että lukuja naputellaan koneelle, vaan kirjanpitäjälle jää enemmän aikaa asiantuntijarooliin ja yrityksen johdon tukemiseen. On hyvä muistaa, että me kirjanpitäjät olemme täällä nimenomaan yrittäjää varten ja pystymme antamaan lisäarvoa yrittäjälle, kun meillä vain on tarvittavat tiedot käytössämme.

Sinua saattaa kiinnostaa myös muut Hyvä tietää kirjanpidosta -blogisarjan kirjoitukset:

Miksi kirjanpitoa tehdään?
Hyvä vai paha kirjanpito?
Pahamaineinen selvittelytili
Kuittimerkinnät
Tulkinnanvaraiset alueet
Yrittäjä: Jääkö talous aina viimeiseksi?
Voiko kirjanpitäjä tietää liikaa?

Me voimme auttaa yrityksesi kirjanpidossa

Meiltä saat aina yrityksesi tilanteeseen sopivan kirjanpitopalvelun. Kirjanpidon asiantuntijamme voivat auttaa sinua, olitpa sitten käynnistämässä liiketoimintaa, hakemassa kasvua yrityksellesi tai pyörittänyt yritystoimintaa jo pidempään.

Mikäli etsit luotettavaa kirjanpitäjää, jätä yhteydenottopyyntö. Me autamme mielellämme!