Gallant | | Ajankohtaista

Saitko Business Finlandin häiriötilanteen kehitysrahoitusta projektillesi – Haluatko ymmärtää miten siitä tulee raportoida?

Business Finland on jakanut Suomessa tukea koronaviruksen vuoksi liiketoiminnalliseen häiriötilanteeseen joutuneille yrityksille, jotta yritykset pystyisivät kehittämään liiketoimintaansa poikkeuksellisen tilanteen keskellä. Tuen saajien on raportoitava Business Finlandille selvitys- ja kehitysprojektin tuloksista sekä projektien kustannuksista. Raportti on toimitettava viimeistään neljän kuukauden sisään projektin loppumisesta.

Tässä kirjoituksessa annamme tuen saajille vinkkejä siihen, mitä voi tehdä jo nyt, jotta loppuraportin laatimisessa pääsee mahdollisimman sujuvasti eteenpäin deadlinen lähestyessä.

Mitä kehitysrahoituksen saajan tulee huomioida kirjapidon osalta?

Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Mikäli et ole vielä keskustellut kirjanpitäjäsi kanssa kirjanpidon järjestämisestä projektin osalta: tee se viimeistään nyt!

Projektille hyväksyttyjen kustannusten kohdistaminen

Palkat

Business Finland ei vaadi projektiin käytetyn työajan tuntikohtaista seurantaa. Rahoituksen saajan on kuitenkin pystyttävä osoittamaan se, ketkä ovat tehneet työtä projektille ja mitkä ovat heille maksetut rahapalkat projektin aikana. Lisäksi tulee voida osoittaa se, mikä osuus maksetuista palkoista kohdistetaan projektille.

Me Gallantilla suosittelemme pitämään projektikohtaista työajan tuntiseurantaa, mikäli se on mahdollista. Lopulta se on kuitenkin yksi helpoimmista tavoista osoittaa, ketkä ovat tehneet työtä projektille ja kuinka paljon.

Tuntikohtaisen seurannan avulla saa projektille kuuluvien palkkojen osuuden kohdistettua helposti kirjanpitoon ja samalla täytettyä Business Finlandin vaatimukset kustannuksien yksilöimisestä.

Mikäli kaipaat tässä apua, me autamme mielellämme. Ota meihin yhteyttä ja mietitään yhteistyössä palkanlaskennan ja kirjanpidon kanssa teille sopivin ratkaisu projektiraportointiin palkkakulujen osalta.

Henkilösivukustannukset

Henkilösivukustannuksiksi Business Finland hyväksyy 30 % maksetuista palkoista ”vakioprosentilla”. On kuitenkin hyvä muistaa, että Business Finlandilla on oikeus tarkistuttaa henkilösivukustannukset ja maksaa rahoitus todellisten henkilösivukustannusten perusteella, mikäli todelliset henkilösivukulut jäävät kustannusarviossa alle hyväksytyn 30 % tason.

Muista myös tarkistaa rahoituspäätöksestäsi yrityksesi hyväksytty henkilösivukulujen taso. Mikäli henkilösivukuluja on tarvetta seurata kirjanpidossa jo projektin aikana, kannattaa keskustella kirjanpidon ja palkanlaskennan kanssa asiasta jo nyt, sillä myös toteutuneet sivukulut saadaan kohdistettua samalla tavalla projektille kirjanpidossa.

Ostopalvelut

Ostopalveluiksi Business Finland hyväksyy projektisuunnitelman mukaiset asiantuntijapalvelut. Business Finlandin ohjeen mukaan projektin ostopalvelut pitää voida yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon todentaa. Ostopalveluiden osalta laskujen tulee siis olla kirjanpidossa laskuittain kohdistettuna projektille. Ostopalvelut tulee myös eritellä raportoinnin yhteydessä. Kohdentamalla laskut projektille kirjanpidossa heti laskujen saavuttua, saat helposti jälkikäteen tiedon laskukohtaisesti Portaalista tai muusta sähköisestä taloushallinnon järjestelmästä.

Muistathan myös, että kustannusten:

  • täytyy aiheutua projektista sen kestoaikana,
  • olla rahoituksen saajan kirjanpidossa ja
  • olla maksettuja loppuraportin jättämiseen mennessä

On myös tärkeää muistaa, että mikäli hankintojen yhteenlaskettu arvo on vähintään 60 000 euroa, julkiset hankintalait velvoittavat rahoituksen saajaa. Tämä tarkoittaa sitä, että jos yritys saa hankintaan yli 50 % julkista tukea, pitää rahoituksen saajan noudattaa lakia julkisista hankinnoista. Lain mukaan hankinnan kokonaisarvo pitää kilpailuttaa julkisena hankintana sen arvon ollessa vähintään 60 000 euroa.

Muut kustannukset

Muiden kustannusten osalta hyväksytään rahoituspäätöksen mukainen prosenttiosuus rahapalkkojen ja ostopalvelujen summasta. Muita kustannuksia ei raportoida Business Finlandille, eikä niiden tarvitse sisältyä rahoituksen saajan projektikirjanpitoon. Tällaisia kustannuksia ovat esimerkiksi yleis-, matka-, aine- ja tarvikekustannukset, tilavuokrat sekä laiteostot, -poistot ja -vuokrat.

Projektiin liittyvät muutokset

Rahoituksen saajan on saatava suostumus projektimuutoksiin Business Finlandilta etukäteen kirjallisesti, mikäli hankkeen eteneminen poikkeaa suunnitelmasta.

Tällaisia ovat esimerkiksi:

  • merkittävät muutokset projektisuunnitelmassa
  • merkittävät muutokset kustannusarvioon, toteuttamissuunnitelmaan tai aikatauluun
  • kustannuslajimuutokset
  • rahoitussuunnitelman muutos
  • projektin vastuullisen johtajan vaihtaminen

Tästäkin syystä projektiseuranta kannattaa järjestää alusta lähtien kirjanpitoon omalle projektinumerolle. Näin saatte Portaalista tai muusta sähköisestä taloushallinnon järjestelmästä tarkasteltua projektille kohdistuneita kustannuksia mahdollisimman reaaliaikaisesti ja tarvittaessa reagoitua ajoissa mahdollisiin muutoksiin (esimerkiksi kustannusten osalta).

Mitä pitää huomioida projektin päätyttyä?

Kun projekti on valmis, tulee loppuraportti täyttää Business Finlandin asiointipalvelussa viimeistään neljän kuukauden kuluessa projektin päättymisestä. Projektin tulee olla päättynyt ja kustannukset maksettu, kun loppuraportti lähetetään Business Finlandille.

Projektin asiakirjojen säilytys

Projektin asiakirjat, ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto, tulee säilyttää vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä. Tämä on hyvä muistaa, sillä aika poikkeaa kirjanpidon tositteiden säilytysajasta, joka on kuusi vuotta. Projektiasiakirjat kannattaakin säilyttää tilinpäätöksen, tililuettelon ja muiden hallintomateriaalin kanssa, joiden vähimmäissäilytysaika on kymmenen vuotta.

Kustannustilityksen yhteyshenkilön vahvistus

Loppuraporttiin tarvitaan myös kustannustilityksen yhteyshenkilön vahvistus. Kustannustilityksen yhteyshenkilö voi olla taloushallinnon henkilö, esim. kirjanpitäjä. Huomioi kuitenkin, että kustannustilityksen yhteyshenkilö ja projektin vastuullinen johtaja eivät voi olla sama henkilö. Voit pyytää kirjanpitäjältä tämän vakuutuksen silloin kun projektiseuranta on kirjanpidossa kunnossa ja kirjanpitäjällä on tarvittavat tiedot rahoituksen ehdoista. Kirjanpitoon on hyvä myös toimittaa rahoituspäätös sekä kustannusarvio projektiin liittyen mahdollisimman ajoissa. Näin kirjanpitäjäsi voi seurata kustannusten kertymistä projektille ja pystyy myös helposti hoitamaan Business Finlandin vaatiman vahvistuksen.

Liiketoiminnan kehitysrahoituksesta voit lukea lisää Business Finlandin sivuilta.

Projektiseuranta on tärkeää oman toiminnan kehittämisen kannalta

Projektiseurantaa kannattaa aina tehdä projekteissa, joiden osalta halutaan tietää kuinka paljon tuottoja ja kustannuksia kukin projekti on aiheuttanut sekä mikä on projektikohtainen kate. Projektiseuranta ei siis ole tärkeää pelkästään ulkopuolisen raportointivaatimuksen vuoksi, vaan myös oman toiminnan ohjaamisen ja kehittämisen kannalta.

Me autamme mielellämme niin Business Finlandin kuin muidenkin projektien projektiseurantaan liittyvissä asioissa. Mikäli sinulla herää kysyttävää, voit jättää meille yhteydenottopyynnön.