Hyvä tietää kirjanpidosta: Tulkinnanvaraiset alueet

Mitä tarkoitetaan kirjanpidossa tulkinnanvaraisella alueella? Tässä kirjoituksessa kerromme mitä kirjanpidon tulkinnanvaraisiin alueisiin kuuluu ja mitä yrittäjän tulee tietää, mikäli yritystoiminnassa on niihin kohdistuvia kuluja.

Mitkä ovat kirjanpidossa tulkinnanvaraisen alueen kuluja?

Tulkinnanvaraiseksi alueeksi kutsutaan kuluja, jotka muodostavat kirjanpidon ja verotuksen välille harmaan alueen. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi työvaatteet, edustuskulut, kokouskulut ja markkinointikulut. Kirjanpidollisesti ja verotuksellisesti kuluja saatetaan tulkita eri tavalla. Esimerkiksi edustuskulut ovat kirjanpidossa vähennyskelpoisia kuluja, mutta tuloverotuksessa niistä saa vähentää vain puolet. Arvonlisäverotuksessa ne eivät ole vähennyskelpoisia ollenkaan. Kokouskulut taas ovat täysin vähennyskelpoisia sekä tuloverotuksessa että arvonlisäverotuksessa.

Edustuskulut ja kokouskulut kirjanpidossa

Milloin on kyse edustuksesta ja milloin kokouskulusta? Tämä on kysymys, jota eri tahot saattavat tulkita eri tavalla. Lähtökohtaisesti voidaan ajatella, että aina, kun tarjoillaan alkoholia, on kyse edustuskulusta. Tätäkin voidaan tietysti suhteuttaa; jos lounasaikaan on ostettu yksi lasi alkoholia ruokajuomaksi, voidaan sekin vielä ajatella kokouskuluna, jos muut ehdot täyttyvät. Ilta-aikaan ja viikonloppuisin tarjotut ruuat ja juomat ovat sen sijaan hyvin usein edustusta eikä kokouskulua.

Edustuskulut ovat kuluja, jotka kohdistuvat asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin henkilöihin joko vieraanvaraisuudesta tai huomaavaisuudesta. Edustusmenojen tarkoitus on parantaa tai ylläpitää jo olemassa olevia liikesuhteita, pyrkiä luomaan uusia liikesuhteita tai edistää muuten yrityksen toimintaa, näkyvyyttä ja olemassaoloa. Edustus on kohdistettu yleensä etukäteen määriteltyyn henkilöryhmään ja on suppeampi.

Kokouskulut liittyvät tarjoiluun, joka on kokouksen yhteydessä tarjoiltu aamupala, lounas ym. Kokouskulut ovat lähtökohtaisesti melko pieni erä per henkilö, kun taas edustuksessa tarjoilut ovat usein pääosassa.

Milloin on kyse edustuskuluista ja milloin kokouskuluista?

Tilaisuuden luonne määrittelee hyvin pitkälle sen, onko kyse edustuskulusta vai kokouskulusta. Esimerkiksi jos tilaisuuden luonne on uudelle potentiaaliselle yhteistyökumppanille tarjotut kahvit, on kyse edustuksesta. Jos taas tilaisuuden luonne on uuden yhteistyökumppanin kanssa yhteistyösopimuksen läpikäynti, on kyse kokouskulusta. Tämä sen vuoksi, että kahvitarjoilussa vain tunnustellaan uuden yhteistyökumppanin potentiaalia ja pyritään luomaan uusia liikesuhteita. Kun käydään läpi yhteistyösopimusta, on kyse jo syvemmästä suhteesta uuden yhteistyökumppanin kanssa ja tilaisuuden tarkoitus on saada sopimus syntymään, silloin kyse on kokouskulusta.

Jotta kirjanpitäjäsi tietää kummasta kulusta on kyse, ja osaa sen mukaan tehdä kirjaukset sekä kirjanpidollisesti että verotuksellisesti oikein, tulee kulujen tositteisiin tehdä selkeät merkinnät. Merkintöjen tulee sisältää osallistuneiden henkilöiden nimet sekä heidän edustamat yritykset, tilaisuuden luonteen ja tilaisuuden järjestäjän

Markkinointikulut kirjanpidossa

Miten sitten erotetaan markkinointikulut ja edustuskulut? Nekin menevät helposti sekaisin ja aiheuttavat tulkinnanvaraa. Markkinointikulut ovat täysin vähennyskelpoisia verotuksessa kokouskulujen tavoin.

Niin kuin yllä kirjoitin edustus on yleensä kohdistettu etukäteen määriteltyyn henkilöryhmään ja on luonteeltaan suppeampi tilaisuus. Markkinointitilaisuus taas on luonteeltaan avoimempi ja siellä tarjoilut eivät ole pääosassa. Tästä hyvänä esimerkkinä on yrityksen uusien tilojen esittely. Kun avoimista ovista ilmoitetaan esimerkiksi yrityksen nettisivuilla, asiakaskirjeessä tai mainoksella paikallisessa lehdessä, on paikalle tervetullut kuka vaan. Tällöin kyse on markkinoinnista. Jos taas avoimet ovet järjestetään esimerkiksi iltatilaisuutena etukäteen kutsutulle kohderyhmälle, on kyse edustuksesta. Tällöin yritys on määritellyt etukäteen ketä he tilaisuuteen haluavat, ja tarjoilut sekä sen sisältö on luotu sen mukaan.

Edustus- ja mainoslahjat kirjanpidossa

Edustus- ja kokouskulujen lisäksi kirjanpidossa tulee huomioida myös edustuslahjat ja mainoslahjat. Edustuslahjan kohdalla on lähtökohtaisesti etukäteen määritelty, kenelle se annetaan ja lahja ostettu sen saajaa ajatellen. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi asiakkaan vuosijuhlat ja muut muistamiset. Mainoslahja taas on arvoltaan vähäinen, enintään 50 euroa, ja niihin on yleensä painettu yrityksen nimi ja logo. Tällaisia ovat esimerkiksi yrityksen tuotenäytteet tai yrityksen merkkipäivänä asiakkaille jaetut lahjat. Mainoslahjan kohdetta ei ole yleensä etukäteen määritelty vaan lahjan saa esimerkiksi jokainen, joka käy yrityksen toimipaikassa.

Näidenkin kulujen kohdalla on tärkeää kirjoittaa kuittiin selkeästi, kenelle lahja on suunnattu ja mikä sen tarkoitus on. Näin kirjaus menee kirjanpidossa ja verotuksessa heti oikein.

Työvaatteet yrityksen kirjanpidossa ja verotuksessa

Edustus-, markkinointi- ja kokouskulujen lisäksi tulkinnanvaraa aiheuttavat työvaatteet. Mikä on työvaate, riippuu aika pitkälti yrityksen toimialasta ja toiminnasta. Verottajalla ei ole virallista listaa hyväksyttävistä työvaatteista. Verohallinto toteaa vain, että niiden pitää olla varten vasten työn tekemiseen hankittu, eikä niitä voi käyttää työn ulkopuolella. Käytännössä voidaan ajatella niin, että jos voit laittaa työvaatteet päälle myös esimerkiksi naapurin grillijuhliin tai sukulaisen syntymäpäiväjuhliin, ne eivät kuulu yrityksen kuluksi. Jos ostat uuden puvun messuja varten ja voit pitää pukua päällä myös esimeriksi häissä, ei tämä kulu kuulu yritykselle. Työturvallisuuteen liittyvät vaatteet ja muut työvaatteet, joita ei voida pitää päällä työpaikan ulkopuolella syystä tai toisesta, kuuluvat yrityksen kuluksi.

Tulkinnanvaraisten kulujen käsittely kirjanpidossa ja verotuksessa

Tulkinnanvaraisten kulujen kirjanpidollinen ja verotuksellinen käsittely riippuu monesta asiasta. Onkin tärkeää muistaa laittaa kuittimerkinnät kuntoon näiden kulujen kohdalla. Isompien kuluerien kohdalla on syytä konsultoida kirjanpitäjää jo ennen kuin kulut ovat syntyneet. Tällöin pystytään pohtimaan kulujen luonne ja niiden käyttäytyminen kirjanpidossa sekä verotuksessa niin ettei yrittäjälle tule yllätyksiä asian suhteen. Asiantuntevan kirjanpitäjän kanssa voi myös käydä läpi, miten esimerkiksi tapahtuman luonnetta tai sisältöä tulee muuttaa, jotta sitä ei tulkita edustukseksi. Pienelläkin seikalla voi saada täyden vähennysoikeuden tuloverotuksessa ja arvonlisäverotuksessa.

Seuraavassa osassa käydään läpi yrittäjän kiireellistä arkea ja sitä, miksi kiireessäkin talouden hoito kannattaa muistaa.

Lue koko Hyvä tietää kirjanpidosta -blogisarja:

Miksi kirjanpitoa tehdään?
Hyvä vai paha kirjanpito?
Pahamaineinen selvittelytili
Kuittimerkinnät
Tulkinnanvaraiset alueet
Yrittäjä: Jääkö talous aina viimeiseksi?
Voiko kirjanpitäjä tietää liikaa?

Me voimme auttaa yrityksesi kirjanpidossa

Meiltä saat kaikki yrittäjän tarvitsemat kirjanpitopalvelut. Kirjanpidon asiantuntijamme varmistavat, että yrityksesi taloushallinto perustuu oikeelliseen ja ajantasaiseen tietoon sekä sisältää kaikki tarvittavat dokumentit.

Mikäli etsit luotettavaa taloushallinnon kumppania, jätä yhteydenottopyyntö. Me autamme mielellämme!