Mitä yrittäjän on hyvä tietää kirjanpidosta: Kuittimerkinnät
Tämä on Hyvä tietää kirjanpidosta -blogisarjan neljäs osa. Blogisarjassa kerromme asioita, joita yrittäjän on hyvä tietää kirjanpidosta.
Kyseleekö kirjanpitäjä mielestäsi outoja kysymyksiä selkeistä kirjanpidon tapahtumista? Mietitkö mistä tämä johtuu? Tässä kirjoituksessa kerromme mitä merkitystä kuittimerkinnöillä on ja miksi on tärkeää, että ne on tehty mahdollisimman selkeästi.
Kirjanpidon tositteet
Kirjanpidossa jokainen tapahtuma perustuu tositteeseen. Tositteella todennetaan kirjanpitoon tehdyt kirjaukset. Tositetyypistä riippuen tositteella on erinäisiä liitteitä, jotka vahvistavat kyseisen tositteen kirjausten kuuluvan yritystoimintaan. Kulujen kohdalla kyse on laskuista ja kuiteista. Tässä kirjoituksessa käytämme termiä kuitti, vaikka ostolaskuja koskee täysin samat vaatimukset.
Kirjanpidon tositteen vaatimukset ja täydentäminen
Kirjanpidon kannalta on tärkeää, että kuitista löytyy selkeästi seuraavat asiat; millaisesta liiketapahtumasta on ollut kyse, milloin se on tehty, kenen kanssa, millä summalla ja mitä arvonlisäveroja tapahtumaan sisältyy. Yrityksen kortilla maksettaessa tulee huomioida, että pelkkä maksupäätteeltä tuleva kuitti ei usein sisällä tarvittavia tietoja, jolloin tarvitsee pyytää erikseen varsinainen kuitti. Maksupäätteeltä tulevassa kuitissa on usein vain liikkeen nimi ja maksetun rahan määrä, siinä ei kerrota mitä on ostettu. Oston sisältö on kuitenkin juuri se tieto, josta kirjanpitäjä, verottaja ja mahdollinen tilintarkastaja ovat kiinnostuneita. Siksi kirjanpitäjä saattaa esittää kysymyksiä yrityksen ostoihin liittyen.
Kuittia tarvitsee joskus täydentää, jotta siitä käy ilmi, miten se liittyy yrityksen toimintaan. Näin pystytään todistamaan, että et ole ostanut yrityksen varoilla esimerkiksi omia viikonlopun ruokakauppaostoksia, kun kyseessä on ollut esimerkiksi tiimin virkistys toimistolla hyvin sujuneen projektin päätteeksi. On tärkeää myös muistaa, että kirjanpitäjä ei työskentele yrityksessäsi, joten yrittäjälle tutut ostokset voivat olla kirjanpitäjälle täysin vieraita, eikä niitä näin ollen pystytä yhdistämään yritystoimintaan kuuluvaksi ilman lisäselvitystä.
Kuitin ja laskun tulee sisältää seuraavat tiedot:
- Millaisesta liiketapahtumasta on kyse, eli oston sisältö
- Milloin osto on tehty
- Oston summa
- Arvonlisäveron määrä
Kuittimerkintöjen hyödyt kirjanpidossa
Kuittimerkinnät vähentävät selvittelytilin tarvetta
Kirjanpitäjät tekevät usein kirjanpitoa monen eri toimialan yrityksille, jolloin kaikki toimialat eivät ole välttämättä yhtä hyvin hallussa – varsinkaan yhteistyön alussa. Näissä tapauksissa kirjanpitäjän tärkein työväline onkin välillä Google, kun ihmetellään, mitä on ostettu ja miten tämä voi liittyä yritystoimintaan. Kirjanpitäjän elämää helpottaa siis huomattavasti, kun kuittimerkinnät ovat kunnossa sellaisten tapahtumien kohdalla, joita ei yrityksessä toistuvasti ole. Kun kuittimerkinnät ovat kunnossa, selvittelytilille päätyvien kirjausten määrä on vähäisempi. Kuten blogisarjan edellisessä osassa käytiinkin läpi, selvittelytilille päätyy jollakin tavalla epäselvät tapahtumat, eli myös kuitilliset tapahtumat, joissa kulu on kirjanpitäjän mielestä epäselvä.
Kuittimerkinnät helpottavat kirjanpidon raporttien tulkintaa
Kun kuittimerkinnät ovat kunnossa, saadaan yrityksen kuluja seurattua asianmukaisesti, koska silloin ne kirjautuvat kirjanpidon raporteille oikein. On hyvä muistaa, että on olemassa kuluja, jotka pystytään kirjaamaan kirjanpidossa monelle eri tilille. Esimerkiksi ruokakaupan ostokset voivat olla niin henkilökunnan kahvitarvikkeita kuin sisäiseen tai ulkoiseen palaveriin kuuluvia. Nämä menevät kaikki eri kirjanpidon tilille. Kun kuittimerkinnät ovat kunnossa, on nämä kulut kohdistuneet oikein ja kirjanpidon raporteilta näkee suoraan, mihin on käytetty tänä vuonna enemmän tai vähemmän rahaa kuin viime vuonna. Sen perusteella voidaan tarvittaessa tehdä päätöksiä säästötoimista.
Kuittimerkintöjen avulla luotettavaa kirjanpitoa
Asiallisten kuittien ja kuittimerkintöjen perään kyselevä kirjanpitäjä ei tarkoita olla ilkeä. Kirjanpitäjä kyselee niitä yrityksen omaksi eduksi, jotta asianmukaiset vähennykset arvonlisäveroista tulee huomioitua ja yrityksen kirjanpito on luotettava sekä aukoton. Kirjanpitäjän tehtävä on huolehtia siitä, että kirjanpito sisältää tarvittavat tiedot ja täyttää kirjanpitolain vaatimukset. Näin varmistetaan, että kirjanpito menee tilintarkastuksesta sekä mahdollisesta verotarkastuksesta läpi.
Mitä tehdä, kun kuitti on kadonnut?
Mitä sitten tehdään, kun kuitti on joutunut hukkaan tai kuittiautomaatista on loppunut paperi kesken tulostuksen, eikä kuittia saatu ulos? Asiasta ei kannata ottaa stressiä, sillä näitä tilanteita sattuu kaikille. Tällaisessa tapauksessa ostosta voi tehdä itse selvityksen kirjanpitoon. Sen voi hoitaa esimerkiksi laittamalla kirjanpitäjälle sähköpostia, jossa kertoo mikä osto on kyseessä ja miltä päivältä on hukkunut. Lisäksi tulee ilmoittaa, miten se liittyi yritystoimintaan, eli mitä kulua osto on ollut. Osto voidaan kirjata kirjanpitoon kuluksi, mutta arvonlisäveron vähennysoikeutta ei ole, kun selvitys on laadittu itse. Kannattaa siis muistaa, että mikäli hukkuvia kuitteja on paljon, ne maksavat rahaa, kun kaikkia ostojen arvonlisäverovähennyksiä ei voida hyödyntää täysimääräisesti.
Miten pitää kuitit tallessa?
Helppo tapa pitää kaikki kuitit tallessa, on ottaa niistä kännykkäkameralla kuva heti kun ostos on tehty. Näin pystyy tarkistamaan saman tien, että kuitissa on riittävät tiedot. Sähköiseen kirjanpitoon kuuluu usein myös kuittien tallennusmahdollisuus. Niistä löytyy usein puhelimeen oma sovellus, joka kysyy jo valmiiksi olennaiset asiat kuitin täydentämistä varten. Silloin kuittimerkinnätkin tulevat saman tien kuntoon.
Blogisarjan seuraavassa osassa aiheena on tulkinnanvaraiset alueet, jolloin kuittimerkintöjen lisääminen on erityisen tärkeää.
Lue koko Hyvä tietää kirjanpidosta -blogisarja:
Miksi kirjanpitoa tehdään?
Hyvä vai paha kirjanpito?
Pahamaineinen selvittelytili
Kuittimerkinnät
Tulkinnanvaraiset alueet
Yrittäjä: Jääkö talous aina viimeiseksi?
Voiko kirjanpitäjä tietää liikaa?
Me voimme auttaa yrityksesi kirjanpidossa
Meiltä saat kaikki yrittäjän tarvitsemat kirjanpitopalvelut. Kirjanpidon asiantuntijamme varmistavat, että yrityksesi taloushallinto perustuu oikeelliseen ja ajantasaiseen tietoon sekä sisältää kaikki tarvittavat dokumentit.
Mikäli etsit luotettavaa kirjanpitäjää, jätä yhteydenottopyyntö. Me autamme mielellämme!
