Mittaaminen johtamisen tukena: Miten valita oikeat mittarit?

Yrityksen liiketoimintaa voidaan mitata erilaisilla mittareilla. KPI- eli suorituskykymittarit (Key Performance Indicator) osoittavat sen, kuinka hyvin organisaatio kykenee saavuttamaan liiketoiminnalleen määritellyt keskeiset tavoitteet. KPI-mittarit ovat erinomainen työkalu, kun halutaan seurata liiketoiminnan kehitystä. Tehokkailla liiketoiminnan mittareilla voidaan seurata liiketoiminnan kannalta merkityksellisiä asioita ja edistää strategian mukaisiin tavoitteisiin pääsemistä.

Tässä kirjoituksessa käymme läpi organisaatioiden toiminnasta kertovien mittareiden valintaa, mittaustiheyttä ja miten saatuja mittaustuloksia voidaan hyödyntää liiketoiminnan kehittämiseen.

Strategia ja tavoitteet mittareiden lähtökohtana

Yrityksen on tärkeää seurata oman toiminnan kehittymistä. Viimeistään toiminnan laajentuessa on tarpeen ottaa käyttöön mittareita, joilla voidaan seurata ja tukea yhtiön toiminnan kehittymistä. Mittaaminen on osa tiedolla johtamista, jonka avulla saavutetaan organisaatioon parempaa päätöksentekoa.

Lähtökohtana liiketoiminnan mittaamiselle on strategia, joka ohjaa organisaation toimintaa. Organisaation strategian ja tavoitteiden ymmärtäminen on edellytys merkityksellisten ja tehokkaiden mittareiden määrittelylle ja valinnalle. Valittu mittaristo kertoo sen, mitkä asiat organisaatiossa koetaan tärkeiksi. Usein ongelmana on se, että mittareiden valintaa eivät ohjaa organisaation strategiassa määritellyt tavoitteet ja ydinliiketoiminta, jolloin mitataan helposti vääriä asioita.

Miten valitaan oikeat liiketoiminnan mittarit?

Mittareiden valintaan vaikuttavat organisaation elinkaaren vaihe ja toimiala, mutta tärkein tekijä mittareiden valinnassa on niiden soveltuminen organisaation asettamiin tavoitteisiin. Mittareiden määrittely ja valinta tulee johtaa organisaation strategiasta ja tavoitteista, minkä vuoksi nämä tulee ymmärtää ennen kuin voidaan valita liiketoiminnalle merkityksellisiä mittareita.

Organisaatioissa päädytään usein seuraamaan yleisesti omalla toimialalla seurattavia mittareita, jotka eivät kuitenkaan välttämättä vastaa jokaisen organisaation omia tarpeita tai tavoitteita. Mittareiden valinnassa tulee miettiä, kuinka asetetut tavoitteet saavutetaan ja ketkä osallistuvat tavoitteen saavuttamiseen.

Hyvin usein organisaatioissa seurataan perinteisiä talouden mittareita (kannattavuus, vakavaraisuus ja maksuvalmius), jotka antavat hyvän kuvan organisaation talouden tilanteesta. Kannattavuuden, vakavaraisuuden ja maksuvalmiuden seuranta on ehdottoman tärkeää taloudellisesta näkökulmasta, mutta on kuitenkin syytä miettiä, ovatko juuri nämä teidän organisaatiollenne oikeat tavat mitata liiketoiminnan kehitystä. Vastaako näiden mittareiden seuranta organisaation asettamiin tavoitteisiin?

Mittareiden määrittelyn voi aloittaa miettimällä vastauksia seuraaviin kysymyksiin:

• Mikä on strategiamme?
• Mitkä asiat koemme tärkeiksi?
• Mitkä ovat tavoitteemme?
• Mitkä tekijät vaikuttavat merkittävästi tavoitteen saavuttamiseen?
• Ketkä mittareita hyödyntävät?

Vastaamalla näihin kysymyksiin selkeytyy organisaatiossa esillä olevat tärkeät osa-alueet, joiden seurannalla on merkitystä mittareiden määrittelyssä.  

Mikä on oikea määrä mittareita?

Ei ole olemassa mitään nyrkkisääntöä siitä, kuinka montaa mittaria on hyvä hyödyntää. Lähtökohtana on, että organisaatiossa käytetään mittareita, joiden seuraaminen tuo konkreettista lisäarvoa organisaatiolle ja niiden seuraamisella voidaan kehittää omaa ydinliiketoimintaa. Liiallinen mittareiden määrä voi sekoittaa organisaation johtoa ja aiheuttaa liiketoiminnassa myös vääriä päätöksiä.

Mittausfrekvenssi – Kuinka usein kannattaa mitata?

Mittausfrekvenssiin, eli siihen kuinka usein jotain mitataan, vaikuttaa olennaisesti seurattava mittari sekä organisaation liiketoiminta. Esimerkiksi verkkokauppaa harjoittavalla yhtiölle voi olla tarpeellista mitata liikevaihtoaan päivätasolla, sillä se tukee mm. mainonnan kohdentamista eri ajankohtiin, päivästä jopa tuntiin asti. Sen sijaan esimerkiksi sijoitetun pääoman tuottoa mitattaessa päivä- tai viikkokohtainen mittaaminen ei välttämättä tuo lisäarvoa, vaan mittaaminen kuukausitasolla on riittävää.

Henkilöstön tyytyväisyyttä voidaan mitata esim. kvartaaleittain tiettynä ajankohtana, jolloin seurantaa voi verrata edellisen vuoden samaan ajankohtaan. Esimerkiksi keväällä henkilöstön tyytyväisyyden voidaan olettaa olevan korkeammalla, kun edessä on lomajakso, kun taas marraskuussa pimeään aikaan voi tyytyväisyys olla alhaisempi. Mittausfrekvenssi on sen vuoksi syytä pitää sellaisena, että tuloksen vertaileminen ajankohtien välillä antaa todenmukaisen ja luotettavan kuvan mittarin käytöstä sekä tuloksista.

Jatkuva mittaamisen kohde organisaatiossa voisi olla esimerkiksi kassavirta. Kassavirta on niin sanotusti yleispätevä mittari, joka toimii kaikilla organisaatiolla eikä ole sidonnainen toimialaan tai elinkaaren vaiheeseen. Organisaation kassavirran tulisi olla pitkällä aikavälillä positiivinen, jotta liiketoimintaa voidaan kutsua kannattavaksi. Mikäli kassavirta on pitkällä aikavälillä negatiivinen, syö tämä organisaation kannattavuuden ja lopputuloksena voi olla lopulta konkurssi. Positiivinen kassavirta mahdollistaa organisaation kehittymisen, sillä sen avulla organisaatio kykenee tekemään investointeja tuotekehitykseen tai koneisiin ja kalusteisiin, lyhentämään velkojaan ja mahdollisesti jakamaan osinkoa omistajilleen.

Tavoitteiden toteutumisen mittaaminen

Mittaamisesta ei ole konkreettista hyötyä, mikäli organisaatiossa ei reagoida lainkaan saatuihin tuloksiin. Organisaatiossa on hyvä laatia erilaisia toimintasuunnitelmia, joihin voidaan tukeutua, kun käydään läpi mittareiden antamia tuloksia. Mittareiden yksittäiselle tulosten vaihtelulle ei sovi antaa liian suurta painoarvoa, vaan on syytä määritellä tietyt raja-arvot, jotka ohjaavat toimintaamme mittarin antaman tuloksen pohjalta. Mittarille määritettyihin raja-arvoihin vaikuttaa olennaisesti seurattava mittari.

Suunnitelmien ja skenaarioiden rakentaminen auttaa ennakoimaan ja suoriutumaan tehtävistä, joita vaaditaan, kun käydään läpi mittarin antamia tuloksia. Hyvin ennakoidut suunnitelmat vähentävät myös johdon stressiä etenkin silloin, kun mittareiden tulokset näyttävät negatiivisilta.

Me voimme auttaa rakentamaan liiketoimintaasi tukevat mittarit ja raportit

Mittareiden hyödyntämisen lähtökohtana on perusasioiden kunnossapito. Kun kirjanpidon prosessit ovat kunnossa, voidaan organisaatiolle rakentaa liiketoiminnan mittaristo, jota voidaan hyödyntää liiketoiminnan kehittämiseen.

Haluamme omalta osaltamme tukea yritysten mittareiden määrittelyä ja seurantaa. Raportointipalvelun avulla voidaan räätälöidä asiakaskohtaisesti eri talouden mittaristoja ja raportteja, jotka tukevat liiketoiminnan seurantaa ja kehitystä.

Mikäli haluat kuulla lisää, jätä yhteydenottopyyntö. Me autamme mielellämme!