Yrityksen talouden raportointi auttaa päätöksenteossa

On universaali totuus, että ennen kuin voidaan tuottaa raportteja, pitää aina olla jotain mitä raportoida. Tietoa, dataa, lukuja. Talouden raportit voivat koostua useista eri datalähteistä, esimerkiksi kirjanpidon datasta, tuntidatasta ja laskutusdatasta. Erilaisille raporteille on myös erilaiset lukijansa, jotka raportteja tulkitsevat ja niitä vaativat.

Tässä kirjoituksessa kerromme yrityksen talouden raportoinnista: mitä siinä kannattaa huomioida, millainen raportointiprosessi on ja mitkä ovat raportoinnin hyödyt. Kirjoituksessa käytetyt esimerkit liittyvät kirjanpidosta johdettuun raportointiin.

Mitä yrityksissä raportoidaan? 

Yritykset joutuvat hyvin pian perustamisen jälkeen vastaamaan lakisääteisiin raportointivaateisiin. Arvonlisäveroon ja palkanmaksuun liittyvät raportit ovat todennäköisesti ensimmäisiä talouden raportteja, joita yritys velvoitetaan ilmoittamaan ulkopuolisten tahojen osalta. Tämän lisäksi voi olla toimialakohtaisia tai toiminnan kokoon liittyviä raportointivelvoitteita. Usein kaikki näistä on vahvasti sidoksissa kirjanpitoon, jonka määrämuoto tulee myös laista ja asetuksista. Tämä lakisääteisten vaateiden monimutkainen kimppu asettaa raamit talousraportoinnin muodolle ja minimin talousraportoinnin tarkkuudelle.

Yhteiset raamit helpottavat yritysten vertailukelpoisuutta, mutta saattavat olla riittämättömiä tai liian vaikealukuisia, kun halutaan pureutua syvemmälle yksittäiseen yritykseen.

Johdon raportointi 

Johdon raportoinnissa raportoinnin vaade ei tule enää ulkopuolelta viranomaistahoilta, vaan yrityksen sisältä. Lakisääteiset raportit voivat riittää tiettyyn pisteeseen asti, mutta tyypillisesti vaikeasti tulkittavista talousraporteista halutaan selkeämpiä esimerkiksi erilaisten tunnuslukujen ja graafien avulla. Johdon raportoinnissa voidaan myös rikkoa lakisääteiset raamit ja muotoilla ne uudelleen sellaisiksi, joka kuvaa juuri kyseisen yrityksen toimintaa paremmin.

Otetaan yksinkertainen esimerkki. Korona-aikana useille yrityksille ovat tulleet tutuiksi avustukset. Saadun avustuksen kuuluu näkyä kirjanpidossa, mutta on tärkeää seurata liiketoimintaa myös ilman avustusten vaikutusta. Tämäntyyppiset poikkeukselliset erät voidaan suodattaa pois päässä laskemalla. Tai ehkä ne kannattaisi suodattaa pois johdon raportoinnissa, jota lakisääteiset raamit eivät kahlitse. Parempi silmien edessä kuin pään sisällä.

Millainen yrityksen talouden raportointiprosessi on? 

Kirjanpidon tuottama tieto verifioidaan 
Talouden raportointiprosessi yleensä alkaa siitä, kun kirjanpito on tehnyt kaikki vaadittavat toimenpiteet ja sieltä saadaan suhteellisen valmis data raportoitavaksi. Data on hyvä verifioida eli tarkistaa, että se antaa riittävän hyvän kuvan yrityksen raportointikauden toiminnasta, varallisuudesta ja veloista. Arvokasta ei ole hyvältä tai huonolta näyttävä data, vaan data, joka antaa oleellisilta osin oikean kuvan yrityksen taloudesta.

Lukujen pohjalta muodostetaan analyysi 
Kun käytössä oleva data on todettu hyväksi, voidaan valmiita lukuja analysoida. Datan analysointi on aina asiakaskohtaista, mutta sitä verrataan yleisimmin edelliseen vuoteen tai budjettiin. Mikäli analysoinnissa havaitaan poikkeamia, pyritään niihin löytämään syy – tarkistetaan, onko havaittavissa jotain yksittäisiä kuluja tai tekijöitä, jotka selittävät poikkeamat.

Raportit ja analyysi käydään läpi asiakkaan kanssa 
Asiakkaalle voidaan koostaa tarpeista riippuen erilliset raporttidokumentit tai käydä ne yhdessä läpi raportointijärjestelmässä. Muotoseikoista riippumatta tärkeää on, että luvut käydään yhdessä säännöllisesti läpi. Läpikäynnillä varmistetaan, että kaikki osapuolet ymmärtävät, mitä raportit kertovat ja niissä olevaa tietoa osataan hyödyntää oikein. Lisäksi läpikäynnit tarjoavat hedelmällisen maaperän raportoinnin kehittämiseen, joka voi muuten jäädä siihen pakonsanelemaan viime hetkeen, kun vesi kiehuu jo yli.

Mitä raportoinnissa kannattaa huomioida? 

Raportoinnissa oleellista on itse raporttien ymmärrys, jotta voidaan tehdä oikeita päätöksiä olemassa olevan tiedon pohjalta. Säännöllisin väliajoin on hyvä arvioida, tarjoaako raportti hyödyllistä tietoa yritykselle, ettei raportoida vain raportoimisen ilosta ja vanhasta tottumuksesta.  

Ymmärränkö raporttia? Tarjoaako raportti yritykselle hyödyllistä tietoa? 

Yhtä oleellista on ymmärtää, että raportti voi olla vain niin hyvä kuin data sen pohjalla. Lähtödata ja raportointi kulkevat aina käsi kädessä, raportoinnin kehittäminen johtaakin usein myös datan tuottamisprosessin kehittämiseen.

Kenellä on hyvä olla pääsy raportteihin? 

Raportteihin tulee olla pääsy niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoa pystyäkseen suoriutumaan paremmin omassa tehtävässään, oli kyseessä sitten toimitusjohtaja, talousjohtaja tai työntekijä. Varovaisuus on kuitenkin syytä huomioida myös raportoinnissa – miettiä, onko jotain sellaista, mitä ei saa kaikille näyttää, kuten henkilöstöön liittyviä tietoja. Yhtä lailla on ensiarvoisen tärkeää varmistaa, että kaikilla raportinlukijoilla on riittävä ymmärrys raporttien tulkintaa varten. Muutoin meillä saattaa olla niin monta eri tulkintaa kuin on tulkitsijaakin.

Raportoinnin kehittäminen vaatii säännöllistä työtä 

Valmista maailmaa ei ole olemassa, joten raportoinnin kehittäminen kannattaa aloittaa mieluummin ajoissa kuin liian myöhään. Kehittämisen ei tarvitse olla raskasta, kun sitä tehdään säännöllisesti iteroiden. Iteratiivisella prosessilla saadaan ketterästi aikaiseksi konkreettiset aloitusraportit, joita kehitetään säännöllisesti, ja joista opitaan pala kerrallaan.

Raportoinnin kehittämisessä kannattaa huomioida seuraavat asiat: 

• Mitä tietoa tarvitaan juuri nyt?
• Mitä tietoa tarvitaan tulevaisuudessa?
• Mikä estää tekemään parempia päätöksiä?  

Kun tiedetään mitä tietoa raportteihin tarvitaan, voidaan arvioida, kuinka raportointi on mahdollista toteuttaa. Tarpeet voivat olla sidoksissa toisiinsa, jolloin yhdellä ratkaisulla voidaan ratkaista monta ongelmaa. Vastaavasti jotkut raportointitarpeet voivat vaatia niin järeitä ratkaisuja, että on uudelleen punnittava kustannusten ja hyödyn välistä suhdetta.

Raportoinnin kehittämisen hyödyt 

Raportoinnin kehittämisen hyödyt voidaan jakaa karkeasti kahteen osaan: sillä voi olla yritykselle ottava tai antava vaikutus. Raportoinnin kehittämisellä voidaan ottaa yritykseltä pois vaivaa, aikaa tai kustannusta, jolloin puhutaan raportoinnin tehostamisesta. Tämä hyöty on selkeä ja se voi olla helposti mitattavissa.

Vaikeampi, mutta mielenkiintoisempi hyöty on silloin, kun se antaa jotain uutta. Raportoinnin avulla voidaan lisätä asiakkaan tietoisuutta ja ymmärrystä yrityksen toiminnasta, jolloin parantanut ymmärrys mahdollistaa paremmat päätökset. Tällaista hyötyä voi olla vaikea mitata, mutta sen potentiaali onkin mittaamattoman arvokas.

Me voimme auttaa yrityksesi raportoinnissa

Yrityksesi dataa voidaan hyödyntää osana päätöksentekoa tiedolla johtamisen keinoin. Raportointi voidaan rakentaa askel ja toimenpide kerrallaan, jotta sen kanssa on helppo lähteä liikkeelle. Ymmärtämällä raportteja voit hyödyntää niitä liiketoimintasi eduksi.

Mikäli haluat kuulla lisää, jätä yhteydenottopyyntö. Me autamme mielellämme!