Kassavirtalaskelmat – Kuinka johto voi hyödyntää niitä päätöksenteossa?

Yksi liiketoiminnan perusedellytyksistä on, että yhtiön varat riittävät maksuvelvoitteiden hoitamiseen niin lyhyellä kuin pitkälläkin aikavälillä. Yhtiöltä tulee löytyä jatkuvasti kassavarantoa, jonka avulla maksetaan mm. toimittajien laskut, työntekijöiden palkat ja muut jokapäiväisen liiketoiminnan ylläpitoon liittyvät kustannukset. Toisaalta pitkäntähtäimen kehityksestä pitäisi pystyä huolehtimaan investoinnein, samalla kun rahalaitokset vaativat lainojen lyhennykset korkoineen ja omistajat osinkonsa. Korona-aikana yhtiöiden kassavarat ovat joutuneet tiukkaan tilanteeseen, mikä onkin johtanut siihen, että kassavarojen ennakointi, seuranta ja hallinta ovat entistä tärkeämpiä.

• Mikä on kassavirtalaskelma?
• Miten kassavirtalaskelman tuottamaa tulosta voidaan analysoida?
• Kuinka organisaatio saa kassavirtalaskelman käyttöön kätevimmin?

Näihin kysymyksiin vastaamme tässä kirjoituksessa.

Miten liiketoimintaa voidaan ohjata siten, että yhtiön maksuvalmius ei vaarannu?

Kassavirtalaskelman avulla yhtiö pysyy ajan tasalla kassavarojen tilanteesta, sillä se kertoo, mistä yhtiön kassaan ja pankkitilille tulevat varat ovat peräisin sekä mihin kohteisiin varoja on käytetty. Kassavirtalaskelma onkin tuloslaskelman ja taseen ohella merkittävä raportti yhtiön taloudellisesta tilanteesta, sillä se ei sisällä esimerkiksi tuloslaskelmaan liittyviä arvionvaraisia eriä.

Esimerkiksi kuukauden aikana yhtiön tuloslaskelmalle kirjattu liikevaihto parantaa yhtiön tulosta, mutta tämä ei välttämättä realisoidu saman kuukauden aikana yhtiön kassaan tulevina varoina, joten tulos voi hyvin näyttää voitolliselta, mutta kassavirta negatiiviselta. Tämä esimerkki osoittaakin sen, kuinka merkityksellistä on seurata kassavirtalaskelmaa tuloslaskelman ohella.

Kassavirtalaskelmalla viitataan yleensä kirjanpitolaissa mainittuun rahoituslaskelmaan, jonka laatimista kirjanpitolaki edellyttää vain suuryrityksiltä tai yleisen edun kannalta merkittäviltä yhteisöiltä. Vaikka pieniltä ja keskisuurilta yrityksiltä ei virallisesti vaadita kyseisen laskelman tekoa, niin se olisi kuitenkin suotavaa laatia osana yhtiön operatiivista johtamista ja raportointia. Laskelma tarjoaa johdolle tiedon rahavarojen muutoksista ja riittävyydestä tietyltä ajanjaksolta, joten se hyödyttää erinomaisesti operatiivisen liiketoiminnan suunnittelua.

Mitä kassavirtalaskelma pitää sisällään?

Kassavirtalaskelmissa rahavirrat on jaoteltu yleisimmin kolmeen osaan: liiketoiminnan, investointien ja rahoituksen rahavirtoihin.

Liiketoiminnan rahavirta koostuu mm. yhtiön myynneistä ja muista tuotoista sekä säännöllisistä menoista kuten vuokrista, palkoista, koroista, osingoista ja veroista. Mikäli liiketoiminnan rahavirta on positiivinen, yhtiön operatiivisen liiketoiminnan avulla pystytään kattamaan varsinaisen liiketoiminnan kulut. Negatiivinen liiketoiminnan kassavirta pitkällä aikavälillä puolestaan viittaa kannattamattomaan liiketoimintaan. Lyhyen aikavälin negatiivinen liiketoiminnan kassavirta voi olla merkki siitä, että vaikka itse liiketoiminta olisi kannattavaa, kotiutuu raha myynneistä liian hitaasti suhteessa siihen, mitä yhtiö maksaa toimittajille ostoistaan ja ulkopuolisista palveluistaan.

Investointien rahavirta sen sijaan muodostuu esimerkiksi erilaisiin hyödykkeisiin ja sijoituksiin tehdyistä investoinneista ja toisaalta niiden myynnistä saaduista tuotoista. Investointien rahavirta on silloin positiivinen, kun yhtiö on myynyt omaisuuttaan ja vastaavasti negatiivinen, kun varoja on käytetty uusien investointien toteuttamiseen.

Viimeisestä rahavirrasta eli rahoituksen rahavirrasta taas ilmenee yrityksen rahoitusaseman muutokset: kuinka paljon omaa pääomaa ja vierasta pääomaa on sijoitettu yhtiöön ja paljonko lainoja sekä osinkoja on maksettu. Kun rahoituksen rahavirta on positiivinen, yritys on saanut lisää rahoitusta. Negatiivinen rahoituksen rahavirta sen sijaan merkitsee, että yhtiö on maksanut omistajilleen ja velkojilleen rahoitusta takaisin.

Miten kassavirtalaskelman tulosta voidaan hyödyntää?

Kun yhtiön kaikki rahavirrat summataan yhteen, saadaan joko positiivinen tai negatiivinen rahavarojen muutos.

Negatiivinen rahavirta kertoo kannattamattomasta liiketoiminnasta, jolloin yhtiön toiminnasta saatavat varat eivät riitä kattamaan varsinaisen liiketoiminnan ohella investointitarpeita eikä sijoittajien ja rahoittajien vaateita. Tällöin yhtiön johdon on pohdittava syitä negatiiviselle kassavirralle sekä toimenpiteitä tilanteen ratkaisemiseksi. Voitaisiinko esimerkiksi myyntiä kehittää tai myyntilaskutusta ja niiden mahdollista perintää tehostaa? Olisiko varaston kiertonopeudessa parannettavaa? Kassakriisissä oleminen pakottaakin yhtiön viimeistään pohtimaan tarkoin omia avainliiketoimintojaan sekä asiakassuhteitaan.

Negatiivisen kassavirran ohella myös positiivista kassavirtaa on syytä analysoida. Yhtiön tulisi varmistaa, että sen rahavarat olisivat mahdollisimman tuottavassa käytössä, eikä rahavaroja kannata vain makuuttaa pankkitilillä. Liian suurta kassaa voidaan purkaa vaikkapa uusiin investointeihin, työntekijöiden palkkaamiseen, arvopapereiden hankintaan tai lainojen lyhennyksiin. Toisaalta yhtiö voi jakaa varojaan myös omistajilleen osinkoina, mikäli muut sijoituskohteet eivät ole tarkoituksenmukaisia.

Kassavirtalaskelmien hyödyntäminen päätöksenteossa

Yhtiön johto tarvitsee maksuvalmiutta ja kassavirtaa koskevia tietoja monen strategisen päätöksen tukena. Esimerkiksi investointisuunnitelmien osalta on tärkeää tietää, missä vaiheessa investointiprosessia rahaa tarvitaan, milloin investoinnit alkavat kerryttämään tuottoja ja paljonko varoja tarvitaan juoksevan toiminnan rahoittamiseksi.

Kassavirtalaskelmaa voidaan hyödyntää myös ennusteiden laadinnassa, jolloin näkökulma voidaan kääntää historiaan katsovista tilinpäätöstiedoista tulevaisuuteen. Yhtiölle hyödyllistä on myös tuntea rahavarojen käyttäytyminen trendinä esimerkiksi kuukauden sisällä, sillä sen avulla vältetään hetkittäiset pankkitilin ylitykset ja osataan neuvotella riittävä limiitti käyttöön tarvittaessa.

Kassavirtalaskelma ja -ennuste osaksi johdon raportointia

Kassavirtalaskelmalla voidaan havainnoida jo tapahtuneita asioita yhtiön rahavirroissa, kun taas kassavirtaennusteella, joka pohjautuu yhtiön tulos- ja tase-ennusteisiin, voidaan ennakoida tulevaa kassan kehitystä. Näiden lisäksi yhtiön rahavarojen hallinnassa on hyödyllistä seurata muun muassa toiminnan tehokkuuden tunnuslukuja kuten myyntisaamisten, ostovelkojen ja varaston kiertonopeutta. 

Edellä esitetyt laskelmat ja tunnusluvut tulisi olla osana jokaisen yhtiön johdon raportointia, sillä ne tarjoavat yhtiön johdolle kattavan tiedon yhtiön merkittävimmästä yksittäisestä tekijästä eli kassasta.

Tehokkaat työkalut kassavirtalaskelman hallintaan

Kassavirtalaskelman ottaminen osaksi yhtiön säännönmukaista johdon raportointia onnistuu kätevimmin Business Intelligence (BI) -työkaluilla. Niiden avulla yhtiön raportoinnista ja budjetoinnista saadaan entistä tehokkaampaa sekä ajantasaisempaa. Työkalut mahdollistavat mm. kassavirtalaskelman ja kassavirtaennusteen käyttöönoton.

Me Gallantilla tarjoamme kaikenkokoisille organisaatioille nykyaikaisen BI-työkalun tiedolla johtamisen tueksi. Jätä meille yhteydenottopyyntö, niin katsotaan yhdessä, kuinka yhtiönne johdon raportointia voidaan kehittää.