Taloushallinnon väliaikaisen ulkoistamisen tarve tulee yrityksille usein odottamatta vastaan. Silloin on tärkeää löytää nopea, joustava ja toimiva ratkaisu tilalle siksi aikaa, että lopullisia päätöksiä tai esimerkiksi rekrytointiprosessi ehditään hoitaa huolellisesti loppuun.
Kerron tässä esimerkin siitä, miten tuuraus hoitui, kun asiakkaan tilanne vaatii nopeaa reagointia ja heittäytymistä uuteen ympäristöön. Sujuva ja ajantasainen kommunikaatio asiakasyrityksen kanssa oli tärkeässä roolissa projektin onnistumisen kannalta.
Keväällä sain esimieheltäni mielenkiintoisen puhelun: kansainvälinen yritys tarvitsi pikaista apua taloushallintoonsa, tarve olisi väliaikaiselle talouspäällikön tuuraajalle. Otin tietenkin innokkaana tilaisuuden vastaan. Gallantin Interim CFO/Controller -palvelu on juuri tällaisia tilanteita varten: autamme äkillisissä, ennalta-arvaamattomissa tilanteissa ja tarjoamme nopean, joustavan ja toimivan ratkaisun yrityksen tarpeen mukaan.
Interim CFO/Controller tuuraa haastavissa talouden työtehtävissä, esimerkiksi raportoinnissa sekä budjetoinnissa. Tuuraus voi olla joko koko- tai osa-aikainen, lyhyt- tai pitkäkestoisempi, aina yrityksen tarpeen mukaan. Tuurauksen kautta yritykset saavat apua tilanteissa, joissa taloushallintoon tarvitaan kokenutta osaajaa tilapäiseen tarpeeseen.
Aloituspalaverista liikkeelle
Talouspäällikön sijaisen päätehtävänä oli tällä kertaa edellisen vuoden kirjanpidon viimeistely sekä tilinpäätöksen laatiminen. Ensimmäisestä asiakkaan yhteydenotosta projektin alkamiseen meni alle viikko. Yritysten tarve interim-talouspäällikköpalvelulle vaatiikin usein nopeaa reagointia; aikailulle ei ole sijaa.
Sijaisuus alkoi asiakkaamme tiloissa aloituspalaverilla, jossa kävimme läpi muun muassa yhtiön toimintaa, yhteyshenkilöitä, projektin tavoitetta sekä kirjanpidon senhetkistä tilannetta. Sijaisuus edellytti myös pääsyä taloushallinnon järjestelmiin ja niiden käytön hallitsemista, jotta tiedonsiirto ja pääsy materiaaleihin olisivat mahdollisimman sujuvia. Aloituspalaverissa sovimme myös aikatauluista sekä kävimme läpi tilinpäätöksessä huomioitavia asioita.
Yhteistyön voimin eteenpäin
Seuraavina päivinä vastaanotimme aineistoa ja perehdyimme siihen saadaksemme tarkemman kokonaiskuvan siitä, missä mennään ja kuinka kirjanpitoa tulisi täydentää. Sijaisuuden ensimmäiset viikot menivät siis kirjanpidon parissa työskennellessä ja pidimme säännöllisin väliajoin palavereja asiakkaan kanssa, jotta epäselvät asiat tulivat heti ratkaistuiksi. Saimme asiakkaan taloushallinnon tiimiltä arvokasta lisätietoa prosesseista, kirjausperiaatteista sekä aiempien vuosien kirjanpidosta.
Aloituspalaveria lukuun ottamatta yhteydenpito hoidettiin etäyhteyksin videon välityksellä vallitsevasta koronapandemiasta johtuen. Aineisto oli arkistoitu järjestelmällisesti, mikä helpotti oikean tiedon löytämistä. Laadimme myös konserniyhdistelyt tilinpäätöstä varten. Asiakkaan aiempien vuosien laskelmat olivat tässä avuksi, ja nämäkään eivät tuottaneet suurempaa päänvaivaa, varsinkin kun apuna olivat myös Gallantin muut konsernilaskentaan erikoistuneet asiantuntijat. Onni on asiantunteva ja osaava kollegajoukko, jolta saa aina apuja!
Projektin loppusuora
Päivien kuluessa kirjanpito alkoi valmistua ja pääsimme tilinpäätöksen pariin. Tilinpäätös oli laaja kokonaisuus liitetietoineen, ja laatiminen vaati kokonaisuuden hallitsemista, jotta kaikki olennaiset tiedot tulivat huomioiduiksi oikein. Aiempien viikkojen aikana olimme jo saaneet melko hyvän käsityksen yrityksen liiketoiminnasta, taloudesta ja ajankohtaisista asioista, jotka ovat tärkeää tietoa tilinpäätöksen laatijalle. Dokumentoimme huolellisesti taustalaskelmat ja selitykset tehdyille kirjauksille, jotta tuleva talouspäällikkö pääsee mahdollisimman sujuvasti kiinni kirjanpitoon ja tilinpäätökseen sekä näkee selkeästi, kuinka kokonaisuus muodostuu. Annoimme asiakkaalle myös kehitysehdotuksia, mikäli havaitsimme, että jotain prosessia voisi sujuvoittaa tai selkeyttää.
Projektin aikana olimme tiiviisti yhteydessä myös tilintarkastajaan ja autoimme materiaalien toimittamisessa sekä vastasimme heidän kysymyksiinsä, jotta tilintarkastus saatiin ajallaan valmiiksi. Noin 1,5 kuukauden uurastuksen jälkeen olimme saavuttaneet tavoitteemme: tilinpäätös oli valmis ja asiakas vaikutti palautteen perusteella tyytyväiseltä lopputulokseen. Lähdimme hyvillä mielin kohti seuraavia haasteita tyytyväisinä siitä, että pystyimme tarjoamaan kaivatun avun asiakkaallemme. Talouspäällikkötuuraus oli antoisa projekti ja tarjosi asiakkaalle pikaisen avun yllättävään tilanteeseen.
Jätä meille yhteydenottopyyntö niin suunnitellaan yhdessä paras ratkaisu yrityksenne tarpeisiin.
