fbpx
Sonia Lehtinen | | Ajankohtaista, Taloushallinto

Tehosta yrityksesi palkanlaskentaa

Vuonna 2021 palkanlaskennassa nousee entistä tärkeämmäksi järjestelmät, niiden toimivuus ja reaaliaikaisuus. Vaatimusten määrä toimittaa tietoa viranomaistahoille, tulorekisteriin, erilaisiin tilastoihin, työhyvinvointiin tai työajanseurantaan kasvaa koko ajan. Tietoa tarvitaan yhä enemmän ja entistä nopeammin. Sen lisäksi pinnalla on lähes päivittäin tietosuoja-asiat, joiden vaatimuksiin järjestelmien pitäisi pystyä vastaamaan olemalla koko ajan askeleen edellä.

Tässä kirjoituksessa kerromme, kuinka yrityksesi voi palkkahallinnon ohjelmiston avulla tehostaa palkanlaskentaa ja mitkä ovat ohjelmiston vaatimukset.

Miten automatisointi voi muuttaa palkanlaskentaa?

Palkanlaskennan kannalta ihannetilanne olisi sellainen, että kaikki tieto voitaisiin tuottaa sähköisessä muodossa ja yrityksen järjestelmät keskustelisivat keskenään, eli tieto kulkisi sujuvasti järjestelmien välillä. Lisäksi tämän kaiken tiedon tulisi kulkea järjestelmästä toiseen tietoturvallisesti. Valitettavasti vain harvoissa yrityksissä tilanne on näin. Tieto palkanlaskentaan tulee edelleen usein manuaalisesti tallennettavassa muodossa.

Työaikakirjaukset palkanlaskennan kannalta

Palkanlaskennan kannalta suuressa roolissa ovat työaikakirjaukset ja niiden oikeellisuus. Kun työntekijät kirjaavat tuntinsa työajanseurantajärjestelmään, on heidän ymmärrettävä niitä kirjatessaan järjestelmästä riippuen, kirjataanko ylitöitä, päivärahoja, kilometrikorvauksia tms. ja miten kirjatut tunnit olisi huomioitava myös jälleen laskutukseen.

Työntekijän kirjattua tunnit työajanseurantajärjestelmään, on esihenkilön vielä tarkistettava, että kirjaukset ovat oikein. Vasta sen jälkeen ne voidaan hyväksyä palkanlaskennan ja laskutuksen perusteeksi. Esihenkilöllä tulee siis olla laaja tietämys alan työehtosopimuksesta sekä mm. työaika- ja vuosilomalaista. Lakien ja työehtosopimusten lisäksi tätä kaikkea ohjaa vielä paikalliset sopimukset ja työsopimukset, sekä työpaikalla vakiintuneet käytännöt.

Kaikissa näissä vaiheissa piilee suuri virheiden mahdollisuus. Hyvä järjestelmä pystyy tulkkaamaan kirjauksia mahdollisimman paljon, esimerkiksi sen, milloin tunnit ovat ylitöitä tai milloin niihin tulee lisätä sunnuntai- tai arkipyhäkorvaus. Tämä vähentää virheiden mahdollisuutta ja varmistaa, että palkat tulevat maksuun oikein.

Järjestelmä ei kuitenkaan yksistään takaa sitä, että kaikki tiedot olisivat aina oikein. Usein luotetaan sokeasti työajanseurantajärjestelmän tulkkaukseen ja palkkajärjestelmän laskentakykyyn. Sitten kun jokin virhe tulee eteen, on helppo syyttää järjestelmää. On hyvä kuitenkin muistaa, että ihminen luo järjestelmän ja sen säännöt. Aika ajoin olisikin hyvä tehdä tarkastuksia järjestelmään, jotta voidaan varmistaa, että se toimii oikein.

Palkanlaskentaohjelmiston vaatimukset

Itse palkanlaskentaohjelman on perinteisen palkanlaskennan lisäksi taivuttava moneen tarkoitukseen. Järjestelmästä tulee palkkatietojen lisäksi saada myös henkilöstöhallinnon tietoja. Yksi budjetoinnissa huomioitava raportti on lomapalkkavaraus, sen on oltava ajan tasalla ja oikein. Tämän lisäksi palkkajärjestelmästä tulee saada HR-toimintoja palvelevia raportteja, joita voidaan hyödyntää esimerkiksi rekrytoinnissa. Järjestelmän on tuotettava raportteja myös johdon ja talouden tueksi.

Palkkajärjestelmän käyttöönotossa olisikin todella tärkeä miettiä koko kokonaisuutta, eli mikä yrityksen järjestelmistä on Master data ja mistä muista järjestelmistä tietoa tuotetaan. Lisäksi tulee huomioida mihin järjestelmiin Master data tuottaa tietoa ja missä mm. palkkakirjanpito suoritetaan. Luotettava yhteistyökumppani, joka pystyy toimittamaan tämän kaiken yritykselle, itse ja/tai yhteistyökumppaneiden avulla, on todella arvokas.

Mitä tulee huomioida palkanlaskennan ja järjestelmien kannalta?

Mitä tietoa palkanlaskentaan tulisi toimittaa?

Miten tieto tulisi toimittaa?

Mitä riskejä tiedon käsittely voi aiheuttaa?

Kenellä on oikeus käsitellä tietoa?

Palkkaprosessit ja ohjelmisto liiketoimintasi tarpeisiin

Monissa yrityksissä ollaan vielä alkutekijöissä HR- ja palkkaprosessien kanssa. Hyväksyntäketjut saattavat olla todella kankeita, tai niitä ei ole. Osassa yrityksiä on jo panostettu järjestelmiin, mutta niitä ei osata vielä hyödyntää kovinkaan laajasti. Henkilöstökäsikirjaa, työpaikan matkustussääntöjä, työhyvinvointia ja siihen liittyvää ohjeistusta tai seurantaa ei ole välttämättä ehditty miettiä vielä lainkaan. Kaiken tämän hoitamiseen on tärkeää valita luotettava neuvonantaja ja sellainen yhteistyökumppani, joka on tukena yrityksen arjessa. Hyvä kumppani pitää huolen siitä, että yrityksesi palkkaprosessit ovat kunnossa ja palkkajärjestelmä soveltuu liiketoimintasi tarpeisiin. 

Sonia Lehtinen | Software Consultant, Payroll Specialist

Me voimme auttaa yrityksesi palkanlaskentaan liittyvissä asioissa

Osaava palkanlaskenta, luotettava palkanmaksu ja selkeä raportointi luovat laadukkaan perustan henkilöstöhallinnolle. Me huolehdimme palkanmaksun vaatimukset puolestasi, autamme tehostamaan yrityksesi palkanlaskennan prosesseja ja hoidamme palkanlaskentaohjelmistojen käyttöönoton.

Mikäli haluat kuulla lisää, jätä yhteydenottopyyntö. Me autamme mielellämme!