Exceleiden pyörityksestä eroon – toiminnanohjausjärjestelmän ja tilitoimiston valinta avainasemassa

Rakennusliikkeen liiketoiminnassa on olennaista rakennustyömaan toteutus ja seuranta. Aikaa ja energiaa kuluu kuitenkin usein monen erilaisen Excelin tai paperin pyörittämiseen ja manuaalisen tiedon siirtämiseen. Monta huolta ja murhetta vähenee, kun yrityksessä käytettävä toiminnanohjausjärjestelmä on juuri oikeanlainen yrityksen omiin tarpeisiin.

Lisäksi liiketoimintaan kuuluvat muutkin asiat, kuten yrityksen talouden, HR-, laki- ja veroasioiden hallinta. Rakennusalalla on kuitenkin hallittava lisäksi erityispiirteet, joita ei ole muilla toimialoilla. Olennaiseen keskittyminen on helpompaa, kun kaikki taloushallinnan palvelut ja tietotaito löytyvät saman katon alta.

Rakennusalan erityispiirteet huomioitava talouden hallinnassa

Talouden hallinnan näkökulmasta rakennusalaan liittyy valtavasti erityispiirteitä, kuten projektiluonteinen liiketoiminta, osatuloutus, rakennusalan käännetty arvonlisävero, oman käytön arvonlisävero ja muut erityisesti perustajaurakointiin liittyvät asiat. Näillä kaikilla on merkittävä vaikutus muun muassa yrityksen verotukseen.

Rakennuspalveluiden liiketoimintajohtaja Krista Himanen kertoo miksi tilitoimiston on hyvä hallita rakennusalan erityispiirteet:

– Voi käydä helposti niin, että esimerkiksi urakkailmoitukset jäävät jäädä tekemättä ja oman käytön arvonlisävero suorittamatta. Kirjanpitäjällä välttämättä ei ole kokemusta ja tietoa näistä seikoista, jotka ovat niin poikkeuksellisia asioita verrattuna muihin toimialoihin. Osaamattomuudesta voi koitua rakennusliikkeelle merkittävät vahingot, jotka pahimmillaan tulevat ilmi vasta verotarkastuksen yhteydessä.

Manuaalinen tiedonsiirto minimiin – vapauta aikaa olennaiseen

Manuaalinen tiedonsiirtäminen Excelistä tai paperista toiseen lisää inhimillisen riskin määrää ja teettää turhaa työtä. Himanen törmääkin yllättävän usein vielä nykypäivänäkin siihen, että tietoa siirretään manuaalisesti paikasta toiseen:

– Olen törmännyt jopa kohtuullisenkin suurissa rakennusliikkeissä siihen, että tehdään paljon käsin manuaalista työtä. Pyöritetään Exceleitä, siirretään manuaalisesti tietoa toisesta taulukosta toiseen ja näissä valitettavan usein tapahtuu virheitä. Sitten voikin olla urakkalaskenta pielessä ja kun projektit etenee, niin huomataan, että toteuma ei menekään suunnitelmien mukaan, Himanen kertoo.

Syitä virheisiin voidaan joutua selvittämään pitkäänkin. Virhe voi juontaa juurensa ensimmäisen excelin kaavavirheeseen, jolloin manuaalisen työn aiheuttama inhimillinen virhe voi koitua hyvinkin suureksi. Rakennusliikkeiden työn projektiluontoisuudessa voi pieni virhe aiheuttaa miljoonien euron projektissa suurta vahinkoa. Himasen mukaan riskit on hyvä tiedostaa, mutta ongelmaan on ratkaisu:

– Oikeanlaisia ohjelmistoja käyttämällä pystymme eliminoimaan tällaisia virheitä sekä tehostamaan työtä. Erinäisten excelien, paperien pyörittämisestä ja tietojen keräämisen sijaan voidaan käyttää aikaa oikeasti bisnekseen ja liiketoimintaan, Himanen kertoo.

Rakennusalalle sopiva toiminnanohjausjärjestelmä palvelee parhaiten

Gallantilla pääohjelmana käytetään Jydacom-järjestelmää, joka on Suomen johtava rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä. Himasen mukaan ohjelmisto onkin käytössä useilla asiakkailla ja syitä löytyykin Himasen mukaan monta:

– Ohjelma on käyttäjäystävällinen, ketterä, helppokäyttöinen ja looginen. Eniten käyttämämme Jydacomin ”palikka” on Jiiri, jossa käsitellään muun muassa maksuerätaulukoita, myyntilaskuja ja ostolaskuja. Jiirissä tehtävät toimenpiteet hoituvat helposti. Ehdottomasti paras ominaisuus on mielestäni oman käytön arvonlisäveron laskentaominaisuus Jiirissä, mikä on ehdoton perustajaurakointia harjoittavissa yrityksissä. Tämä ominaisuus puuttuu valitettavan useista muista ohjelmistoista, Himanen kertaa.

Rakennusalalla on erittäin tärkeää, että muun muassa urakkailmoitukset pystytään tekemään suoraan ohjelmistosta. Urakkailmoitusten tekeminen onnistuukin suoraan Jydacom-järjestelmästä.

Ajat muuttuvat ja tietotekniset vaatimukset kasvavat – ohjelmistoja myöten. Himasen mukaan Jydacom on ottanut palautetta vastaan mielellään ja ohjelmistoa on kehitetty palautteiden perusteella.

– Ohjelmasta on tullut mielestämme paljon selkeämpi ja ketterämpi ja käyttäjäystävällisempi. Sekä luonnollisesti tietysti rajapinnat Procountoriin on ehdoton nykypäivän vaatimus ohjelmistoissa. Näin kirjanpito on koko ajan reaaliaikaista. Aiemmin naputtelimme käsin Konsolin paperitulosteet (reskontralistat) kirjanpito-ohjelmaan kuukauden päätyttyä, kertaa Himanen.

Jydacom – Rakentajan tietojärjestelmä

• Rakennusliikkeen tarvitsemat järjestelmät tuotannonhallinnan ja työmaaseurannan näkökulmasta.
• Tarjouslaskennan, tuotannon, taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon integroiva tietojärjestelmä pilvipalveluna.
• Yhdistettynä Procountoriin pystytään tuottamaan taloushallinnon vaatimat palvelut erinomaisella ohjelmistokombolla.

Lue lisää: jydacom.fi

Lue alkuperäinen kirjoitus rakentaja.fi PRO-palvelussa