Perintä on tärkeä osa yrityksen asiakaspalvelua

Saatavien perintä on tärkeä osa yritysten taloushallintoa. Mitä täsmällisemmin asiakkaat maksavat laskunsa, sitä ennustettavampi kassa yrityksillä on käytössä. Sen myötä pystytään omat laskut saattamaan asiakkaille eräpäivään mennessä ja investoinnit toteuttamaan suunnitellusti. Täydellinen maailma toimii näin, mutta valitettavasti luottokauppaa tehdessä maksuviiveitä tulee unohdusten ja maksuvaikeuksien myötä vastaan. Mitä nopeammin asiakkaaseen ollaan yhteydessä maksuviiveistä, sitä ripeämmin tilanne normalisoituu.

Maksumuistutus on perinnän ensimmäinen vaihe ja sekin koetaan jo monissa yrityksissä pakollisena pahana. Se on työtä, joka ei usein kuulu kenenkään päivärutiineihin ja sitä tehdään, jos muilta töiltä jää aikaa. Ehkä juuri siitä syystä se on useimmiten automatisoitu laskutusohjelmiston päivärutiiniksi. Mitä jos maksumuistutukseen ja perintään panostettaisiin hieman enemmän?

Laadukas maksumuistutus ennaltaehkäisee perintää

Seuraavaksi tämän blogin pihviin. Eli kun lasku on erääntynyt, aloitetaan se asiakaspalvelun vaihe, jossa jaetaan mitaleja. Erääntynyt lasku antaa syyn olla asiakkaaseen yhteydessä, kysyä miten kesä on startannut ja onko asiakas ollut tyytyväinen tarjottuun palveluun/tuotteeseen. Sen yhteydessä on tärkeä kiertelemättä myös ottaa puheeksi erääntynyt lasku.

“Katsoin reskontrastamme, että sinulle lähetetty lasku olisi edelleen avoimena. Onkohan se koskaan sinua tavoittanut, sillä kirjepostin kanssa on aikaisemminkin ollut ongelmia? Olisiko fiksumpaa, että tulevaisuudessa laitamme sinulle laskut verkkolaskuna tai sähköpostitse? Milloin saat tämän viime viikolla erääntyneen laskun hoidettua maksuun?”

Kukaan hyvä asiakas ei halua jättää laskua maksamatta! Ja jokainen meistä haluaa asiakkaikseen hyviä asiakkaita, sillä se mahdollistaa terveen liiketoiminnan. Laadukkaan maksumuistutuksen kautta saadaan päivitettyä tietoa asiakkaasta ja pystytään tarjoamaan hänelle mahdollisesti uusi eräpäivä, mikäli asiakkaalla on hetkellisesti ahdasta. Tämä kaikki on asiakaspalvelua ja tervettä vuorovaikutusta asiakassuhteessa.

Perinnän tehtävä on huolehtia asiakassuhteesta

Yllä esitelty laadukas maksumuistutus voi aiheuttaa epäuskoa, sillä eihän kenelläkään ole tuollaisiin toimenpiteisiin aikaa. Kun saatavien perintä liitetään selkeästi osaksi prosesseja, sen työllistävä vaikutus vähenee merkittävästi. Onko perinnästä vastuussa oman talon väki (asiakaspalvelu, myynti, taloushallinto) vai luotetaanko tehtävät perintätoimistolle?

Perintätoimisto on yritykselle rekrytointi asiakaspalveluun. Sen vuoksi sen rekrytoiminen on syytä tehdä harkitusti. Koska perintätoimiston tehtävä on olla yhteyksissä asiakkaisiisi ja keskustella tunteita herättävistä raha-asioista, on syytä selvittää, millaiset toimintatavat perintätoimistolla on käytössä. Parhaimmillaan perintätoimisto syventää osapuolten välistä asiakassuhdetta korjaamalla laskutustietoja, nostamalla esille epäkohtia ja kannustamalla molempia parempaan informaation kulkuun. Nämä kaikki vähentävät perinnän tarvetta tulevaisuudessa.

Perintätoimistoilla on monia rooleja luottokaupan ylläpitämisessä. Velkojan suuntaan helpotamme kassavirran ennustettavuutta pitämällä siinä positiivinen liike ja olemme tukena luottopäätösten teossa. Velallisia autamme selviämään erääntyneistä maksuista siten, että niistä ei muodostuisi maksuhäiriömerkinnän mukana seurauksia tulevaisuuteen, mikäli se on estettävissä. Ja koska maksuviiveet ovat usein seurausta omien saatavien hitaasta kierrosta, perintätoimistot pystyvät auttamaan myös velallisia kassan tasapainottamisessa. Paras lopputulos saadaan terveellä, kannustavalla ja ihmisten välisellä vuorovaikutuksella.

Sitähän asiakaspalvelu on parhaimmillaan.

Juha Järvinen | Yrittäjä | Perintäritari Oy

Perintäritari on auttanut yrityksiä saatavien perinnässä vuodesta 1989 ja toiminut Gylling Accounting Oy:n perintäkumppanina maaliskuusta 2018 lähtien. Yhteistyö on jatkunut Gallant Oy:n kanssa.