Näin valitset sopivimman taloushallinto-ohjelman

Gallantin Anniina Rajamäki kertoo, milloin taloushallinto-ohjelmiston vaihto uuteen on järkevää ja mitä asioita tulee ottaa huomioon.

Kolme yleisintä syytä vaihtaa taloushallinto-ohjelmisto

1. Tarve liittää uusi ohjelmisto
   Yleisin syy vaihtaa taloushallinnon ohjelma uuteen on tarve liittää siihen tuotannollinen softa. Saatetaan esimerkiksi haluta, että varastonhallinta on mukana taloushallinnon ohjelmistossa.
   
   
2. Vanha ohjelmisto tullut tiensä päähän
   Syy vaihtoon on usein myös se, että ohjelmisto on elinkaarensa loppupäässä, jolloin tarvitaan uusi vanhan tilalle.
   
   – Edelleen on myös niitä yrityksiä, joiden taloutta on hallittu pelkällä Excel-taulukolla. Nyt tarvitaan uudempi työkalu, Rajamäki tietää.
   
   
3. Helppokäyttöisyys ja raportointimahdollisuudet
   Myös yrityksen liikevaihto on tekijä, joka rajaa muutamia ohjelmistoja ulkopuolelle. Osa työkaluista on suunniteltu yksinyrittäjille, joilla on pieni liikevaihto.
   
   Ohjelmistot ovat kehittyneitä ja helppokäyttöisiä. Sama ohjelmisto soveltuu nykyisin niin toiminimelle kuin suurelle pörssiyhtiöllekin. Ohjelmistotaloilla on valittavana erikokoisia ohjelmistopaketteja, joista löytyy sopiva jokaiseen tarpeeseen.
   
   – Osa toimii näppärästi myös puhelimen avulla. Tällainen sopii monelle yksinyrittäjälle, Rajamäki vinkkaa.
   
   Talouden raportointi korostuu erityisesti suuressa yhtiössä. Suomessa toimivan tytäryhtiön on pystyttävä raportoimaan ulkomailla toimivan emoyhtiön toiveiden mukaan. 

Kartoitus: Taloushallinto-ohjelmiston vaihdon tavoitteet

– Aina ensimmäisenä kysyn, miksi ohjelmistoa halutaan vaihtaa ja mitä vaihdolla tavoitellaan. Miksi-kysymyksellä kartoitan, onko ohjelmiston vaihto uuteen järkevää ja saavutetaanko sillä toivottu lopputulos, Rajamäki kertoo.

Syy saattaa yksinkertaisesti olla se, että yrityksessä ei osata käyttää ohjelmistoa. Tällöin ratkaisu ei ole ohjelmiston vaihto, vaan käyttökoulutus. 

Muita kysymyksiä ohjelmiston vaihtoa harkitsevalle:

• Mitä ohjelmistolla halutaan tehdä ja mitä sillä on tarve tehdä?
• Mitä asiakas tekee itse ja mitä haluaa Gallantin tekevän?
• Minkä kokoinen organisaatio on? Paljonko esimerkiksi osto- ja myyntilaskuja tulee kuukaudessa?
• Kuinka monta palkansaajaa on?
• Onko erikoissopimuksia, jotka vaikuttavat palkanmaksuun?
• Onko käytössä jokin ohjelma, josta on tarve tuoda tietoa kirjanpitoon ja palkanlaskentaan, esimerkiksi tuntiseuranta tai verkkokauppa? Tällöin selvitetään ohjelmistojen integraatiomahdollisuuksia.

– Näiden kysymysten pohjalta selvitämme, mikä ohjelma sopii parhaiten vai palvelisiko kahden eri ohjelmiston yhdistelmä vielä paremmin. Kirjanpito-ohjelman kylkeen halutaan monesti liittää raportointiohjelma.

– Jos tarvitset ohjelmistoa myös esimerkiksi varaston ylläpitoon, tällöin on ohjelmiston sovelluttava myös tällaiseen toimintaan.

Nykyaikaisella taloushallinnon ohjelmistolla pystytään tekemään kirjanpito, vastaanottamaan ja maksamaan ostolaskut sekä tekemään myyntilaskut ja laskemaan palkat.

– Palkanlaskenta on kuitenkin varsin spesifiä, tämän vuoksi usein kannattaa ottaa mukaan erillinen palkanlaskentaohjelma. Tämä ei kuitenkaan näy välttämättä asiakkaan toiminnassa erillisenä ohjelmana, Rajamäki huomauttaa.

Valintana aina kustannustehokkain ohjelmisto

Ohjelmiston valinnan lähtökohtana on kustannustehokkuus. Jos sinun ei tarvitse hyväksyä ostolaskuja, valitaan sellainen ohjelmisto, josta ei ole kuluja ostolaskujen hyväksynnästä.

– Toimiala ei vaikuta ohjelmiston valintaan. Samat ohjelmistot soveltuvat niin yhdistyksille kuin isoille pörssiyhtiöllekin. Ohjelmistot tarjoavat erilaisia paketteja eri tarpeita varten, Rajamäki kertoo.

Erikoisuudet oman toiminnan sisällä vaikuttavat sen sijaan enemmän. Tuhansia jäsenmaksuja vuodessa lähettävälle yhdistykselle voidaan valita ohjelmisto, jolla jäsenmaksujen lähettäminen ja seuranta on aiempaa helpompaa.

– Ratkaisu voi hyvin olla se, että käytetään kahta erillistä ohjelmistoa, joista toista käytetään kirjanpitoon ja toista jäsenmaksujen laskutukseen.

Joskus ohjelmistot voidaan yhdistää rajapinnalla, jolloin esimerkiksi myyntilaskutuksen tiedot siirtyvät kirjanpito-ohjelmaan. Myyntilaskuja ei tarvitse tällöin näpytellä käsin kirjanpitoon.

Ohjelmiston on oltava skaalautuva, jolloin ei synny tilannetta, että puolen vuoden päästä ohjelmisto ei enää sovellukaan yrityksen käyttöön.

Ohjelmiston vaihto sujuvaksi

Ohjelmiston vaihdon on oltava sujuvaa. Yleensä asiakas antaa Gallantille valtakirjoja ja sopimuksia.

– Tarvitsemme myös Suomi.fi-valtuutuksen. Sen avulla pystymme tekemään viranomaisilmoitukset, Rajamäki kertoo.

– Varmistamme, että taloushallinnon ohjelmisto toimii niin kuin sen pitää, muun muassa kirjanpidon historia löytyy ja ohjelmisto pystyy vastaanottamaan laskuja.

Sinun vastuullesi jää vain, että järjestät pääsyn historiatietoihin ja koulutukseen osallistuminen.

Kerromme mielellämme lisää taloushallinto-ohjelmista, eri vaihtoehdoista ja kokonaisuuksista.