Avustusten raportointi 2026 – tärkeimmät muutokset yhdistyksille ja säätiöille

Rahoittajien raportointivaatimukset eivät muutu yhtä nopeasti kuin teknologia, mutta suunta on selvä: laadullinen tarkkuus kasvaa, reaaliaikainen seuranta lisääntyy ja rahoittajat odottavat, että taloustieto, toiminnan kuvaus ja vaikuttavuus muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden.

Tämä blogi käy läpi, miten vaatimukset tarkentuvat käytännössä vuonna 2026 ja mihin muutoksiin kannattaa valmistautua jo nyt. Vuosi 2026 tuo mukanaan erityisesti seuraavat muutokset:

•    Tiukentunut reaaliaikainen seuranta
•    Kustannuslajien perusteltavuuden korostuminen
•    Vaikuttavuusmittarien tarkentuminen
•    Hallinnon läpinäkyvyyden ja dokumentaation vahvistuminen
•    EU-vaatimusten vaikutus avustusten raportointiin

1. Reaaliaikaisuus nousee uudelle tasolle – pelkkä vuosiselvitys ei enää riitä

STEA, OKM ja monet muut rahoittajat ovat viime vuosina lisänneet väliarvioiden ja vuosittaisten seurantavelvoitteiden roolia. Vuonna 2026 tämä korostuu entisestään.

Vuonna 2026 rahoittajat edellyttävät yhä useammin:
•    väliarvioita hankkeen aikana
•    toteumaseurantaa kuukausi–kvartaali -tasolla
•    kohderyhmän tavoittamisen dataa eikä vain loppuvuoden yhteenvetoa
•    toiminnan ennusteita loppukaudelle

Tämä tarkoittaa, että yhdistyksen tai säätiön kannattaa tehdä sisäistä raportointia kuukausitasolla, vaikka rahoittaja ei sitä aina erikseen pyytäisi. Kesken vuoden tulevat tietopyynnöt ovat yleistyneet.

Mikä muuttuu vuonna 2026?
•    STEA ja ministeriöt siirtyvät yhä enemmän jatkuvaan seurantaan, ei vain jälkikäteiseen tarkasteluun.
•    EU-hankkeissa korostuu ennakoiva seuranta, ja toteumien lisäksi odotetaan ennustetta hankeajan loppuun asti.

2. Kustannuslajien perusteltavuus ja dokumentointi tiukentuvat

Raportoinnin laadun varmistaminen on lopulta aina avustuksen saajan vastuulla, mutta käytännössä se syntyy yhteistyössä: hallitus vastaa riittävistä käytännöistä, operatiivinen johto huolehtii siitä, että aineisto on oikein, ja taloushallinto tukee ohjeistamalla, tarkentamalla ja ennakoimalla rahoittajien vaatimukset.

Laatu määrittyy sen mukaan, täyttävätkö dokumentit rahoittajan kriteerit – eli ovatko ne läpinäkyviä, todennettavissa ja ajantasaisia.

Rahoittajat korostavat, että kustannusten pitää olla:
•    oikealle hankkeelle kohdennettuja
•    dokumentein perusteltuja
•    suhteessa tavoitteisiin
•    linjassa avustuspäätöksen ehtojen kanssa

Palkkojen kohdentaminen tarkentuu – Rahoittajat vaativat selkeämpää osoitusta siitä, miten työaika kohdistuu hankkeisiin:
•    työaikakirjanpito oltava ajantasainen
•    tehtäväkuvaukset ja roolit eriteltävä
•    sisäinen kohdentaminen perusteltava kirjallisesti
STEA ja useat ministeriöt ovat jo päivittäneet ohjeitaan – vuoden 2026 hankeohjeissa painotetaan työaikojen todennettavuutta.

Hankintojen perustelut korostuvat
Vuonna 2026 rahoittajat painottavat erityisesti:
•    kilpailutuksen dokumentointia
•    hankinnan suhdetta hankkeen tavoitteisiin
•    kustannusten oikeasuhtaisuutta

Kustannusten oikeasuhtaisuuden määrittää lopulta rahoittaja, mutta yhdistyksen tai säätiön tehtävänä on osoittaa, miksi hankinta on kohtuullinen ja tarpeellinen suhteessa tavoitteisiin. Käytännössä taloushallinto voi auttaa arvioimaan ja sanoittamaan perustelut, mutta päätös kohtuullisuudesta tehdään rahoittajan omien linjausten perusteella.

Rahoittajille ei enää riitä tieto siitä paljonko kului, vaan miksi se kului.

3. Vaikuttavuusvaatimukset nousevat seuraavalle tasolle

Vaikuttavuus on rahoittajien suurin kehityskohde, ja vuonna 2026 se tulee näkymään. Rahoittajat haluavat nähdä mitä muutosta toiminta sai aikaan, ei vain mitä tehtiin.

Vuonna 2026 korostuvat:

Selkeät vaikutusmittarit
Ei riitä, että raportoidaan osallistujamäärä. Tarvitaan:

• muutos kohderyhmässä
• tavoite–toteuma -vertailu
• vaikutusten arviointitapa

Laadulliset aineistot eivät korvaa taloustietoa, vaan täydentävät sitä
Rahoittajat odottavat:

• tarinallisia kuvauksia toiminnan vaikutuksista
• konkreettisia esimerkkejä
• perusteluja siitä, miksi toiminta oli tarpeen

Tämä kehitys näkyy erityisesti STEAn ja EU-rahoitteisten hankkeiden raportointimalleissa. 

4. Hallinnon läpinäkyvyys korostuu – EU-vaatimusten vaikutus näkyy ohjeissa

Vaikka yhdistys- ja säätiölainsäädäntö ei ole merkittävästi muuttumassa vuonna 2026, EU:n läpinäkyvyyteen, riskeihin ja hallintoon liittyvät linjaukset näkyvät rahoittajien ohjeissa.

Vuonna 2026 rahoittajat kiinnittävät entistä enemmän huomiota:

• hallituksen pöytäkirjoihin ja dokumentointiin
• riskienhallinnan kuvauksiin
• talouspäätösten vastuunjakoon
• esteellisyyksien dokumentointiin

Tavoite on varmistaa, että organisaation hallinto pystyy kantamaan vastuunsa avustusvarojen käytöstä.

5. Tilintarkastuksen ja valvonnan vaatimukset yhdenmukaistuvat

Rahoittajat pyrkivät 2026 vähentämään tulkinnanvaraisuutta ja lisäämään yhdenmukaisuutta.

Konkreettiset muutokset:

• hankekohtaisten tarkastusten määrän kasvu
• liitteiden ja tositteiden tarkempi linjaaminen
• yhtenäinen kirjanpiomalli avustuksille
• avustusten valvonnan siirtyminen kohti “audit trail” –mallia, jossa kaikki tieto on helposti jäljitettävää 

Audit trail tarkoittaa käytännössä sitä, että rahoittajat eivät tarkista vain yksittäisiä tositteita, vaan koko kulun elinkaarta. Jokaisesta hankkeen kustannuksesta pitää löytyä yhtenäinen ketju:
päätös → kilpailutus → sopimus → lasku → kirjanpidon merkintä → maksu → raportointi.

Kun jokainen vaihe on dokumentoitu ja linkittyy toisiinsa, tarkastaja voi seurata kulua alusta loppuun ilman tulkintoja. Tätä jäljitettävyyttä rahoittajat painottavat vuoden 2026 tarkastuksissa, koska se vähentää epäselvyyksiä ja luo läpinäkyvän kokonaiskuvan avustusten käytöstä.

6. Onko tulossa uusia lakimuutoksia?

Vuonna 2026 ei ole tulossa suuria muutoksia yhdistys- tai säätiölainsäädäntöön, mutta kolme trendiä saattavat johtaa uudistuksiin 2026–2027 aikana:

1) EU:n läpinäkyvyys- ja datavaatimukset  

Vaikuttavat erityisesti suuriin avustuksensaajiin ja kansainvälisiin hankkeisiin. Tämä näkyy käytännössä siten, että rahoittajat – kuten STEA, ministeriöt ja EU-hankkeiden hallinnoijat – alkavat ottaa käyttöön samoja periaatteita: yhtenäisiä tietokenttiä, yhdenmukaisia kustannusluokituksia ja tarkempaa dokumentointia.

Avustuksen saajan näkökulmasta tämä ei edellytä uusia toimia ennen kuin rahoittaja sitä erikseen vaatii. Ohjeet tulevat edelleen rahoittajilta hankekohtaisesti.

2) Yhteinen standardi avustusten talousraportointiin

Valtiovarainministeriö ja rahoittajat jatkavat harmonisointityötä – ensimmäiset yhteiset linjaukset näkyvät 2026 loppupuolella.

Tämä auttaa vähentämään tulkinnanvaraisuutta ja tekee talousraporteista vertailukelpoisia eri hankkeiden ja rahoittajien välillä. Yhdistykset ja säätiöt voivat hyödyntää standardia jo ennakkoon, esimerkiksi järjestämällä kirjanpidon ja raportointiprosessit siten, että ne vastaavat tulevaa yhdenmukaistettua rakennetta.

3) Reaaliaikainen taloustieto

Useat rahoittajat arvioivat mahdollisuutta edellyttää vähintään kuukausitason seurantoja tulevina vuosina.

Tämä tarkoittaa, että raportointi ei enää ole pelkästään vuotuista tai lopputilityksen yhteydessä tehtävää, vaan tieto kustannuksista, tavoitteiden etenemisestä ja hankkeiden vaikuttavuudesta tulee olla jatkuvasti ajantasalla. Reaaliaikainen seuranta helpottaa ennusteiden tekemistä ja tukee myös rahoittajan luottamusta, kun kaikki kustannukset ja toiminnan tulokset ovat läpinäkyviä ja todennettavissa.

Yhteenveto: mitä vuosi 2026 tarkoittaa yhdistyksille ja säätiöille?

Raportointivaatimukset tarkentuvat erityisesti kolmella alueella:

1. Reaaliaikainen seuranta
   Raportointi ei enää ole vuosittaista, vaan jatkuvaa.
   
   
2. Kustannuslajien perusteltavuus
   Palkkakulujen, hankintojen ja kohdennusten dokumentointi korostuu.
   
   
3. Vaikuttavuusvaatimukset
   Rahoittajat haluavat nähdä, mitä muutosta toiminta sai aikaan.

Muutokset eivät välttämättä lisää hallinnon määrää – kun talous-, toiminta- ja vaikuttavuustieto kulkevat läpi vuoden yhdessä, raportointi helpottuu ja rahoittajan luottamus vahvistuu.

Tarvitsetko sparrausta muutoksiin?

Me Gallantilla autamme mielellämme varmistamaan, että muutokset tulevat käyttöösi oikein ja ajallaan. Ota yhteyttä – käydään läpi juuri sinun yrityksesi tilanne.