Sähköinen taloushallinto tehostaa yrityksen toimintaa

Vallitseva kriisi on varmasti koskettanut ihan meitä jokaista. Toimipisteemme suljettiin lomani aikana ja paluu töihin tapahtui kotitoimistosta käsin. Tämä oli ehkä hankalin paluu arkeen, koska arki ei ollut enää samanlaista kuin lomalle lähtiessä. Tehokas etätyö ja tilanteen tasalle pääseminen vaativat oman aikansa. Työhön palaamista helpotti kuitenkin merkittävästi se, että teknologia mahdollistaa myös taloushallinnon töiden tekemisen sähköisesti.

Mitä on sähköinen taloushallinto?

Teen töitä sähköisen taloushallinnon parissa usealla eri taloushallinto-ohjelmistolla. Mitä sitten on sähköinen taloushallinto? Siihen ei käsittääkseni ole yhtä virallista määritelmää ja termi itsessään on kyseenalainen, koska sähkö määrittelee termiä suunnilleen yhtä hyvin kuin juoma määrittelee kahvia. Siitä huolimatta sähköistä taloushallintoa terminä käytetään laajalti ja sen määritelmään liittyy yleisesti hyväksyttyjä tekijöitä, jotka erottavat sähköisen taloushallinnon ei-sähköisestä eli perinteisestä taloushallinnosta. Lista on varmasti pidempi, mutta käsittelen kirjoituksessani kolmea omasta mielestäni tärkeintä ominaisuutta.

Sähköisen taloushallinnon ominaisuudet ja hyödyt

Riippumattomuus ajasta ja paikasta

Ensimmäinen ominaisuus on riippumattomuus ajasta ja paikasta. Palatessani töihin, tarvitsin (sähkön lisäksi) vain koneen ja internet-yhteyden siihen, että minulla oli täysin samat mahdollisuudet tehdä töitä kotona kuin toimistollakin. Sama pätee sähköiseen taloushallintoon – kaikki yrityksen taloustiedot ovat saatavilla riippumatta siitä, missä tai milloin niitä tarvitset. Sähköisessä taloushallinnossa tarvittava tositemateriaali toimitetaan tai muodostetaan tyypillisesti suoraan taloushallinto-ohjelmistoon, olipa kyse sitten myyntilaskuista, ostolaskuista, matkalaskuista, palkkalaskelmista tai tiliotteista.

Ajantasainen tieto päätöksenteon tueksi

Tästä päästään toiseen ominaisuuteen: ajantasaisuuteen. Koska kaikki tositemateriaali muodostetaan ja toimitetaan kohtuullisen pienellä viiveellä samaan paikkaan sähköisesti, on taloushallinto ajantasaisempaa kuin ei-sähköisessä kirjanpidossa. Ajantasaisuus on termi, jonka kanssa kannattaa olla hieman varovainen. Tyypillisesti yhtiön taloudellinen todellisuus on niin kompleksista, että olisi virhe olettaa ajantasaisuuden tarkoittavan valonnopeudella päivittyvää täydellistä taloushallintoa. Sähköisellä taloushallinnolla saavutetaan kuitenkin ajantasaisuutta, johon papereihin perustuvalla, perinteisellä taloushallinnolla ei ole mahdollista päästä.

Läpinäkyvyys luo turvaa ja mahdollistaa prosessien tehostamisen

Kolmas ominaisuus on läpinäkyvyys. Sähköinen taloushallinto antaa yhtiölle paremman näkymän taloushallintoonsa ja vastaavasti meille, taloushallinnon ammattilaisille, paremman näkymän yhtiön toimintaan. Tekemistä on helpompi seurata ja ohjata oikeaan suuntaan, kun näkymät ovat kaikille lähes samat. Sähköinen taloushallinto jättää myös kohtuullisen hyvän jäljen siitä, mitä käyttäjät ovat tehneet ja milloin. Tällainen läpinäkyvyys luo turvaa ja antaa paremmat mahdollisuudet prosessien tehostamiseen.

Sähköinen taloushallinto on enemmän kuin ohjelmisto

Läpinäkyvyys, ajantasaisuus sekä riippumattomuus ajasta ja paikasta. Tiedämme tekevämme sähköistä taloushallintoa, kun nämä kolme tekijää toteutuu. Sähköiseen taloushallintoon liittyy kuitenkin vielä yksi ydinasia, johon kiteytyy suurin osa kohtaamistani ongelmista, vasta-argumenteista ja epäluuloista. Sähköiseen taloushallintoon tarvitaan riittävän pätevä ohjelmisto, mutta sähköinen taloushallinto ei ole yhtä kuin ohjelmisto.

Sähköinen taloushallinto toteutuu vasta, kun käyttäjät sitoutuvat toimimaan ohjelmiston mukaisella tavalla. Mukana on monta muuttujaa ja asiat ovat usein linkittyneinä toisiinsa. Jopa hyvin pitkälle automatisoidussa prosessissa yksi ostolasku voi sisältää useita eri vaiheita: eri henkilön kiertoon asettamisen, usean eri henkilön tarkastukset ja muokkaukset, eri henkilön maksatuksen ja eri henkilön kannanoton tiliöintiin. On tärkeää, että jokainen tietää oman roolinsa ja toimii kokonaisprosessin kannalta oikealla tavalla. Tämä edellyttää sitä, että kriittiset asiat osataan huomioida, suunnitella ja viedä hallitusti käytäntöön tai muuten löydämme itsemme sotkuista, joista Grimmin sadut on tehty.

Vältä sähköiseen taloushallintoon siirtymisen riskit huolellisella käyttöönotolla

Sähköinen taloushallinto ei siis ole täydellistä ja haasteetonta, mutta sen tuomat mahdollisuudet ovat monin verroin suurempia kuin haasteet. Tyypillisesti suurimmat haasteet saadaan taklattua jo alkuvaiheessa huolellisesti toteutetulla käyttöönotolla. Me Gallantilla autamme yritystäsi voittamaan nämä haasteet ja saavuttamaan hyödyt, on kyse sitten käyttöönotosta, tehostamisesta tai jatkuvasta kumppanuudesta.

Autamme yritystänne siirtymään sähköiseen taloushallintoon

Sähköinen taloushallinto mahdollistaa verkkolaskujen vastaanottamisen. Verkkolaskulain mukaan yritykset voivat vaatia toiselta yritykseltä tulevat laskut sähköisessä muodossa verkkolaskuina.

Jätä meille yhteydenottopyyntö, niin selvitetään mitä hyötyjä yrityksenne voi saavuttaa sähköisen taloushallinnon avulla.