Marja-Leena Karonsuo | | Ajankohtaista

Verkkolaskutukseen kannattaa siirtyä nyt, sillä uusi verkkolaskulaki tulee voimaan huhtikuussa 2020

Huhtikuun 2020 alusta alkaen yritykset voivat vaatia toiselta yritykseltä tulevat laskut verkkolaskuina. Julkishallinnoilla sama oikeus on ollut jo huhtikuusta 2019 alkaen. Verkkolaskun tulee myös sisältää tiettyjä pakollisia laskutustietoja, joita Suomen laki ei ole tähän mennessä vaatinut.

Uuden lain tultua voimaan yrityksellä on oikeus jättää laskut maksamatta, jos toimittajayritys ei pyynnöstä huolimatta lähetä laskua sähköisessä muodossa eli verkkolaskuna. Suuret yritykset tulevat vaatimaan kaikilta toimittajiltaan verkkolaskuja uusimmissa verkkolaskuformaateissa. Esimerkiksi Suomen valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja 1.4.2020 alkaen.

Mikä verkkolasku on?

EU:n verkkolaskudirektiivin tarkoituksena on helpottaa ja yhdenmukaistaa kaupankäyntiä ja ohjata laskutusta sähköiseen muotoon. Tällä pyritään lisäämään tehokkuutta ja saavuttamaan sekä taloudellisia – että ympäristöhyötyjä. Uusi laki ei kiellä julkishallintoa tai yrityksiä vastaanottamasta erimuotoisia laskuja, mutta se antaa ostajalle oikeuden hylätä muut kuin direktiivin mukaiset laskut. Lisäksi laki määrittelee sähköisen laskun standardin.

Sähköisellä laskulla tarkoitetaan laskua, joka on tehty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa ja joka noudattaa EU:n sähköisen laskutuksen standardeja. Hyväksyttyjä laskumuotoja ovat suomalaisten päivitetyt verkkolaskustandardit (TEAPPSXML 3.0, Finvoice 3.0) ja kansainväliset verkkolaskuformaatit (UBL, CII). Sähköpostitse lähetetyt laskut, kuten pdf- tai kuvatiedostot eivät ole lain mukaisia sähköisiä laskuja.

Laskujen tietokenttiä yhtenäisestään parhaillaan ympäri Eurooppaa. Jatkossa laskudirektiiviin tulee  pakolliset ja valinnaiset tietokentät, mikä parantaa laskujen selkeyttä ja käsiteltävyyttä myös ulkomaankaupassa.

Verkkolaskutuksesta on etua sekä laskuttajalle että ostajalle

Verkkolaskutus parantaa tietoturvaa ja vähentää virheitä, koska manuaalista tietojen syöttöä ei enää tarvita. Lisäksi laskun sähköinen toimitustapa on huomattavasti perinteistä paperilaskua nopeampi, varmempi ja edullisempi. Koska verkkolaskun lähettäjä (operaattori) on todennettu, huijarit eivät pääse käsiksi verkkolaskuihin, toisin kuin paperi- ja sähköpostilaskuihin. Mikäli verkkolaskua ei jostain syystä pystytä toimittamaan, syy on aina selvitettävissä.

Laskuttaja säästää sekä aikaa, materiaaleja että ympäristöä: laskujen tuottamiseen aiemmin tarvittuja materiaaleja kuten paperia, kirjekuoria ja postimerkkejä ei enää tarvita. Laskut eivät myöskään voi viivästyä tai kadota esimerkiksi postin jakeluongelmien vuoksi.

Laskun vastaanottajan ei puolestaan tarvitse enää varautua mahdollisten paperilaskujen laskutuslisiin. Ostolaskujen käsittely helpottuu ja nopeutuu, koska laskut voidaan hyväksyttää sähköisesti esimerkiksi älypuhelimen sovelluksella. Näin laskun ei tarvitse jäädä odottamaan kenenkään saapumista toimistolle.

Laskun käsittelyn ja käsittelijöiden tiedot jäävät aina talteen. Nopeasta hyväksymiskäsittelystä hyötyy myös laskuttaja, joka saa maksusuorituksen nopeammin.

Verkkolaskutuksen myötä myös ostolaskujen raportointi, seuranta, tiliöinti ja arkistointi helpottuvat huomattavasti. Sähköinen järjestelmä mahdollistaakin tehokkaamman taloudenpidon. Lisäksi laskut pysyvät tallessa vähintään kirjanpitolain vaatiman ajan ilman tilaa vieviä mappeja. Ne myös löytyvät helposti, jos vaikkapa laskusta tarvitaan kopio.

Miten verkkolaskutukseen siirrytään

Suosittelemme kaikille asiakkaillemme verkkolaskutuksen tilanteen ja tarpeiden tarkistamista kanssamme mahdollisimman pian. Näin vältytään ikäviltä yllätyksiltä, kun julkishallinnon toimijat ja asiakasyritykset ryhtyvät lain nojalla pyytämään laskujen toimitusta verkkolaskuina.

Jos verkkolaskutus on jo käytössä, ainoa tarvittava toimenpide on varmistaa, että sekä laskutusjärjestelmä että verkkolaskuoperaattori tukevat EU-stardandin mukaisia laskuformaatteja.

Jos verkkolaskutukseen siirtyminen on nyt ajankohtaista, käyttöön on otettava EU-standardin mukaisia verkkolaskuformaatteja tukeva laskutusjärjestelmä.

Gallant tarjoaa verkkolaskutukseen siirtymisen nykyisille ja uusille asiakkaille palveluna, jonka tarkempi sisältö sovitaan tapauskohtaisesti. Nopeimmillaan asiakkaalle avataan laskutusjärjestelmä, siihen liitetään verkkolaskutus ja asiakas voi aloittaa verkkolaskutuksen saman tien. Monesti asiakkaalla on kuitenkin olemassa olevia asiakasrekistereitä, nimikerekisteitä, projekteja y.m., joiden siirtämisestä uuteen järjestelmään täytyy sopia erikseen.

Autamme yritystäsi valitsemaan järkevimmän tavan siirtyä verkkolaskutukseen. Voitte jättää suoraan yhteydenottopyynnön täältä.

Marja-Leena Karonsuo, COO, New Business Operations