Ota kirjanpitäjä mukaan jo ennen osakeyhtiön perustamista – Lue, miksi se kannattaa
Monelta ongelmalta vältyttäisiin, jos kirjanpitäjä otettaisiin mukaan jo ennen osakeyhtiön perustamista.
Osakeyhtiön perustaminen on nykyisin helppoa. Yksi asia kuitenkin monesti unohtuu: kirjanpitäjä. Monelta ongelmalta vältyttäisiin, jos kirjanpitäjä otettaisiin mukaan jo ennen osakeyhtiön perustamista.
Gallantin kokeneen kirjanpidon asiantuntijan Johanna Murron eteen on tullut ongelmia, joilta vältyttäisiin, jos taloushallinnon toimiston pakeille tultaisiin jo ennen osakeyhtiön perustamista.
Ongelmia on monesti tiedossa silloin, kun osakeyhtiöissä omistus on jaettu kahden omistajan kesken fifty–fifty. Murto ei suosittele järjestämään hallintoa siten, että toinen henkilöistä on toimitusjohtaja ja toinen hallituksen ainoa jäsen.
– Yhtiökokouksen ja myös perustamiskokouksen valitsemalla hallituksella on käytännössä kaikki valta ennen seuraava yhtiökokousta. Äänivaltaa toimitusjohtajalla ei kuitenkaan ole, ellei hän satu olemaan samaan aikaan hallituksen jäsen. Hallitus voi vaikka erottaa toimitusjohtajan milloin tahansa.
Murto suosittelee, että jos osakeyhtiön omistus jaetaan tasan kahden omistajan kesken, niin molemmat osakkeenomistajat ovat mukana yhtiön hallituksessa, ja mukaan otetaan vielä varajäsen.
– Kun kirjanpitäjä otetaan mukaan jo ennen osakeyhtiön perustamista, estetään ennakolta ongelmien ja riitojen synty. Tämä ei tarkoita sitä, että yritys sitoisi itsensä tilitoimistoon. Sen voi tarvittaessa vaihtaa, Murto korostaa.
Hallituksen vastuita ei aina tunneta
Usein unohdetaan, että osakeyhtiössä hallituksen varajäsen on vastuussa tehdyistä päätöksistä, joita hän on tekemässä siinä missä varsinaiset hallituksen jäsenet. Myös varajäsen voi joutua pahimmassa tapauksessa vahingonkorvauksiin.
– Tämä ei ole aina varajäsenten tiedossa. Tällaiset asiat on hyvä ottaa huomioon jo osakeyhtiötä perustettaessa. Varajäsenen on aina hyvä olla luotettava henkilö, joka voi ottaa vastuun, jos varsinainen hallitus on estynyt.
Hallinnon järjestäminen kannattaa tehdä yhdessä asiantuntijoiden kanssa, ellei siihen itsellä löydy tietotaitoa. Esimerkiksi yhtiöjärjestyksen muuttaminen jälkikäteen voi tulla kalliiksi.
Osakeyhtiön hallituksen vastuulle kuuluu kirjanpidon ja varainhoidon valvonta. Näitä vastuita ei voi siirtää muille toimielimille. Hallitus myös laatii poistosuunnitelman, jonka perusteella kirjanpito toteutetaan.
– Yleensä kalustoista poistetaan EVL:n maksimi, mutta tästäkin pitäisi olla hallituksen päätös. Eri tapahtumista on paljon erilaisia poistoja, joten hallituksen poistosuunnitelma kannattaa käydä kirjanpitäjän kanssa aina läpi, Murto muistuttaa.
Kirjanpitäjä tarvitsee hallinnon asiakirjoja
Kirjanpitäjä tarvitsee tilinpäätöstä varten muun muassa vuokrasopimukset, takuuvuokratilit, kauppa- ja velkakirjat, lainasopimukset ja mahdollisesti myös vakuutussopimukset. Jos yrityksessä on ollut verotarkastus, kertomukset on hyvä olla kirjanpitäjällä tiedossa.
Hallinnon pöytäkirjoista pitäisi löytyä kaikki kirjanpitoon liittyvät päätökset, muun muassa yrityksen omien osakkeiden osto.
Myös muutokset, jotka tehdään Patentti- ja rekisterihallitukseen, kannattaa käydä asiantuntijan kanssa yhdessä läpi. Näin sanamuodot muutoksista menevät kerralla oikein, Murto kertoo.
Osingonjako edellyttää hallituksen päätöstä
Yhtiökokous ei voi jakaa enemmän osinkoa kuin hallitus on ehdottanut.
Tämän vuoden keväällä kassatilanne oli vielä epävarma ja inflaatio kova. Tällöin monen yhtiön hallitus kertoi tilinpäätöksessä, että osinkoa ei jaeta.
– Loppuvuodesta tultiin monissa yhtiöissä toisiin aatoksiin osingonjaon suhteen. Jos yhtiökokous haluaa jakaa osinkoa myöhemmin, on hallituksen ensin käytävä talous läpi ja ehdottaa jaettavaa summaa.
Hallinnon asiakirjoilla pitkä säilytysaika
Kirjanpidon tositteet täytyy säilyttää kuusi vuotta, mutta yrityksen hallintoon liittyvälle aineistoille voi olla tarvetta vielä hyvin pitkän ajan kuluttua. Lähtökohtaisesti sopimukset ja muut hallinnon tositteet on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan.
Hallituksen ja yhtiökokousten pöytäkirjoja on säilytettävä koko osakeyhtiön toiminnan ajan. Pöytäkirjan pitäminen on pakollista myös yksijäsenisessä hallituksessa.
Etsitkö kirjanpitäjää, joka voi olla yrityksen kasvun tukena jo sen perustamisesta lähtien? Jätä yhteydenottopyyntö, niin vastaamme sinulle mahdollisimman pian.
