Reskontran laatu varmistaa toimivan kirjanpidon ja sujuvan kassavirran
Reskontraprosessit on tärkeää pitää kunnossa, jotta voidaan varmistaa hyvä perusta kassavirralle ja toimivalle kirjanpidolle.
Reskontran tärkeys saattaa välillä unohtua, mutta tosiasiassa reskontra toimii pohjana sujuvalle kassavirralle, hyville asiakas- ja toimittajasuhteille sekä toimivalle kirjanpidolle. Mikäli yrityksen kassavirta on hidasta tai kokonaan toimimatonta, ei yritys pysty toimimaan pitkään. Ei siis ole yhdentekevää, miten reskontraprosessit yrityksessä pyörivät.
Miksi reskontran laatu on tärkeää?
Maksuhallinta on taloushallinnon osa, joka käsittelee yrityksen ulospäin lähtevät ja sisäänpäin tulevat maksutapahtumat sekä niihin liittyvät tositteet. Näitä tositteita ovat esimerkiksi ostoreskontran ostolaskut, myyntireskontran myyntilaskut sekä matka- ja kululaskut.
Yrityksissä moni tieto pohjaa siihen, että reskontra on ajan tasalla ja oikein. Mikäli reskontrassa tiedot ovat väärin, se vaikuttaa myös kirjanpitoon ja näin ongelmat lähtevät kumuloitumaan. Syntyy niin sanottu lumipalloefekti, joka tuo haasteita yrityksen eri toimintoihin.
Toimivat reskontraprosessit vahvistavat yrityksen taloutta ja auttavat välttämään turhia riskejä. Siksi jokaisen yrityksen onkin hyvä varmistaa reskontran laatu.
Reskontraprosessit yrityksessä
Usein ostolaskujen käsittely on yrityksissä aikaa vievä taloushallinnon prosessi. Sähköisen taloushallinnon myötä ostolaskujen käsittely on kuitenkin helpottunut ja laskut saapuvat suoraan järjestelmään verkkolaskuna tai sähköpostilaskuna. Järjestelmään tulleet ostolaskut ja niiden laskumerkintävaatimukset tulee tarkistaa. On tärkeää, että ostolaskuissa on kaikki riittävät tiedot, jotta laskut voidaan tiliöidä, hyväksyä ja siirtää maksuun.
Myyntilaskuja varten tarvitaan laskun sisältö ja laskutettavat tahot. Suurin osa laskuista lähtee sähköisesti verkkolaskuina tai muussa sähköisessä muodossa. Myyntilaskujen tulee täyttää laskumerkintävaatimukset, jotta ne voidaan käsitellä kirjanpidossa/myyntilaskulla toteutuu kirjanpitovelvollisuuden täyttävän tositteen kriteerit. Myyntireskontra seuraa erääntyneitä myyntilaskuja ja hoitaa tarvittaessa myös kansainvälisten maksuhuomautukset ja perintäpalvelut joko itse tai perintätoimiston kanssa.
Miten tunnistaa reskontran haasteet?
Maksuhallinnassa ilmenee ongelmia, mikäli myyntilaskutuksia ei hoideta ajallaan, myyntisaatavia on paljon tai ne ovat epäselviä. Tällöin kassassa ei ole rahaa tai se tulee sinne hitaasti ja haasteena voi olla kassavaje. Mikäli maksumuistutuksia tulee paljon, kertoo se ostoreskontran haasteista. Voi myös olla, että perintä ei toimi, jolloin laskuista jäävät eurot saamatta. Näitä haasteita voidaan kartoittaa auditoimalla maksuhallinnan prosessit.
Mikäli osto- ja myyntireskontran prosessit eivät toimi tai ovat hitaita, voidaan niitä parantamalla saavuttaa merkittävää kustannustehokkuutta.
Reskontraprosessien laatu voidaan varmistaa auditoinnilla
Aina ei välttämättä tunnisteta syitä siihen, miksi reskontra ei toimi. Joskus voi olla vain hyvin epämääräinen käsitys siitä, että joku ei toimi, mutta vikaa ei osata paikantaa. Auditoinnin avulla voidaan löytää syyt ja tehdä ne näkyväksi konkreettisella tasolla. Vaikka maksuhallinnan prosesseista ei aina löytyisikään vikaa, voidaan niistä usein silti löytää korjattavaa, joka tehostaa yrityksen toimintaa.
Reskontraprosessin auditointi auttaa yritystä varmistamaan, että sen taloushallinto on luotettavaa, tarkkaa ja tehokasta. Se auttaa myös tunnistamaan kehityskohteet ja varmistamaan, että prosessi tukee yrityksen taloudellisia tavoitteita ja strategiaa.
Mitä auditointi pitää sisällään?
Auditoinnin tavoite on tehostaa yrityksen koko reskontra- ja maksuliikenneprosessia. Tehokkaammat prosessit tuovat yritykselle selkeyttä ja voivat tuoda jopa merkittäviä kustannussäästöjä. Auditoinnin avulla käytössä olevista ohjelmistoista voidaan saada paras mahdollinen hyöty, kun niiden käyttöä tehostetaan.
Auditoinnissa kuvataan nykyiset prosessit ja käydään läpi laskujen hyväksyntäkierrot, jotta ne menevät myös tilintarkastuksessa läpi. Auditoinnin avulla avataan reskontran prosessien hyödyt sekä kuvataan mahdolliset riskit. Tarvittavat toimenpiteet automatisoidaan, joka osaltaan vähentää riskiä virheellisiin kirjauksiin.
Auditointi soveltuu kaikille yrityksille, mutta erityisesti silloin, kun automaatiota otetaan käyttöön ja halutaan, että yrityksen rahaliikennettä hoidetaan turvallisesti. Myös ulkoistuksen yhteydessä on hyvä käytä prosessit läpi, tai silloin jos reskontran hoitaja vaihtuu.
Me voimme hoitaa reskontran puolestasi
Taloushallinnon automaation kehittyminen ja tositteiden lisääntyneet vaatimukset edellyttävät reskontran hoitajilta yhä enemmän ymmärrystä ja ohjelmisto-osaamista. Gallantin asiantuntijoiden avulla voit varmistaa, että prosessit toimivat ilman laatupoikkeamia mahdollisimman sujuvasti. Huomioimme prosesseissa asiakaskohtaiset tarpeet ja teemme niissä jatkuvaa kehitystä. Kanssamme tiedät aina, mitä tapahtuu ja milloin.
Meiltä saat koko tiimin tuen ja voit olla varma, että laskut maksetaan aina ajallaan.
Tiesithän?
Mikäli yrityksesi reskontraa hoitaa vain yksi henkilö, eikä tekijälle löydy tuuraajaa yllättävien poissaolojen ajaksi, voimme hoitaa reskontran väliaikaisesti interim osto- ja myyntireskontrapalvelun avulla.
