Budjetti ei ole vain tavoite – tee siitä johtamisen työkalu
Hyvä budjetti tekee tavoitteista suunnitelman ja tukee päätöksentekoa.
Budjetoinnissa huomio kiinnittyy helposti siihen, paljonko myyntiä tavoitellaan, miten kulut kehittyvät ja millaiseen tulokseen päädytään. Yksittäinen tavoiteluku ei kuitenkaan vielä kerro, mitä sen saavuttaminen yritykseltä käytännössä edellyttää.
Hyvä budjetti ei synny vain viime vuoden lukuja katsomalla. Sen taustalla pitäisi olla ymmärrys siitä, mihin tavoitteet perustuvat, mitä niiden toteutuminen edellyttää ja mitä tapahtuu, jos jokin oletus muuttuu.
Mihin liikevaihdon tavoite perustuu?
Jos tavoitteena on esimerkiksi kasvattaa liikevaihtoa 10 prosenttia, kannattaa pysähtyä miettimään, mistä kasvu käytännössä syntyy.
Tarvitaanko uusia asiakkaita, lisää myyntiä nykyisille asiakkaille vai uusia tuotteita ja palveluita?
Samalla pitäisi katsoa, mitä kasvu tarkoittaa muualla budjetissa. Liikevaihdon kasvu voi tarkoittaa suurempia ostoja, enemmän ulkopuolisia palveluita tai lisähenkilöstön tarvetta. Kasvu voi vaikuttaa myös kassavirtaan ja käyttöpääoman tarpeeseen.
Siksi liikevaihtotavoitetta ei kannata tarkastella irrallisena budjettirivinä. Jos kasvun toteuttamiseen tarvittavia resursseja ei ole huomioitu, tavoite ei välttämättä näy kokonaisuudessa realistisesti.
Henkilöstökulut eivät muodostu vain tämänhetkisestä palkkasummasta
Henkilöstökulujen budjetointi perustuu helposti nykyiseen henkilöstöön ja tämänhetkiseen palkkatasoon. Se ei kuitenkaan aina anna oikeaa kuvaa tulevasta vuodesta.
Jos vuoden aikana on tarkoitus rekrytoida uusia henkilöitä, rekrytointien ajankohdat pitäisi huomioida budjetissa. Sama koskee palkankorotuksia, bonuksia ja muita henkilöstökuluihin vaikuttavia muutoksia.
Jos yrityksen toiminta muuttuu, myös henkilöstökulujen pitäisi seurata muutosta. Esimerkiksi kasvutavoite ja sen edellyttämät rekrytoinnit eivät saisi jäädä budjetissa toisistaan irrallisiksi asioiksi.
Voiko viime vuoden lukuja käyttää sellaisenaan?
Historia on hyvä lähtökohta budjetoinnille, mutta se ei automaattisesti ole ennuste tulevasta.
Kiinteissä kuluissa sopimushinnat voivat muuttua. Myös yrityksen toiminta tai kustannusrakenne voi olla ensi vuonna erilainen kuin edellisenä vuonna.
Siksi kulut kannattaa käydä läpi ja kysyä:
- Mitkä kulut jatkuvat ennallaan?
- Mihin on tulossa muutoksia?
- Mitä tiedämme jo nyt, vaikka se ei vielä näkynyt viime vuoden toteumassa?
Budjetoinnissa tarvitaan historiaa, mutta katseen pitäisi olla tulevassa.
Entä poikkeavat kulut ja muutokset?
Kaikkea tulevaa ei tietenkään voi ennustaa. Budjetointia tehdessä voidaan silti tunnistaa asioita, jotka toteutuessaan muuttavat suunnitelmaa olennaisesti.
Esimerkiksi materiaalin hinnan nousu voi vaikuttaa merkittävästi kustannuksiin. Projektissa voi syntyä lisätöitä tai kustannuksia, joita alkuperäisessä suunnitelmassa ei ollut.
Projektitoiminnassa pitäisi samalla varmistaa, että kokonaisuus on huomioitu. Jos budjettiin kirjataan lisätöiden kustannuksia, onko myös niiden tuotto mukana?
Budjetin ei tarvitse ennustaa jokaista yksittäistä tapahtumaa. Olennaisempaa on tunnistaa merkittävimmät oletukset ja ymmärtää, miten niiden muuttuminen vaikuttaisi kokonaisuuteen.
Investointi ei ole vain yksi budjettirivi
Investointia suunniteltaessa kannattaa katsoa hankintahinnan lisäksi sen kokonaisvaikutusta.
Miten investointi vaikuttaa kassaan? Tarvitaanko rahoitusta? Syntyykö investoinnista uusia käyttökuluja ja milloin sen vaikutukset alkavat näkyä toiminnassa?
Tämän vuoksi budjetoinnissa ei kannata tarkastella vain tulosta. Myös kassavirta ja tase kertovat, mitä suunnitelma yritykselle käytännössä tarkoittaa.
Mitä tapahtuu, kun todellisuus muuttuu?
Budjetti voidaan tehdä kuinka huolellisesti tahansa, mutta vuoden aikana tapahtuu väistämättä muutoksia. Myynti voi kehittyä eri tavalla kuin odotettiin, kustannukset voivat muuttua, rekrytointi voi siirtyä tai investointi toteutua suunniteltua myöhemmin.
Siksi budjetti ei saisi jäädä staattiseksi dokumentiksi.
Kun toteuma poikkeaa budjetista, olennaista ei ole vain todeta poikkeamaa. Pitäisi myös selvittää, miksi se syntyi, onko muutos tilapäinen vai pysyvä ja mitä se tarkoittaa loppuvuoden kannalta.
Jos oletukset ovat muuttuneet, pitääkö myös suunnitelmaa tai toimenpiteitä muuttaa?
Budjetin aktiivinen seuranta auttaa tunnistamaan muutokset riittävän ajoissa. Se tekee budjetista aidosti johtamisen työkalun eikä vain kerran vuodessa laadittavaa laskelmaa.
Budjetti ei ole ennustus
Hyvä budjetti ei tarkoita sitä, että jokainen luku toteutuu vuoden lopussa täsmälleen suunnitellusti.
Budjetti on suunnitelma siitä, mitä yrityksessä tavoitellaan, millä oletuksilla tavoitteisiin pyritään ja mitä niiden saavuttaminen käytännössä edellyttää.
Siksi ennen budjetin hyväksymistä kannattaa varmistaa ainakin neljä asiaa:
- Mihin tavoitteet perustuvat?
- Mitkä oletukset vaikuttavat lukuihin?
- Mitä tapahtuu, jos jokin oletuksista muuttuu?
- Miten tilannetta seurataan vuoden aikana?
Kun nämä asiat ovat selvillä, budjetti ei ole vain numeroita Excelissä. Se auttaa ymmärtämään, mitä suunnitelma tarkoittaa yrityksen toiminnalle, kassalle ja päätöksenteolle.
