Budjetointi ja talouden suunnittelu vuodelle 2021
Vuosi osoitti, että nyt on hyvä aika siirtyä budjetoinnista jatkuvaan liiketoiminnan ennustamiseen.
Elämme vuoden 2020 loppua ja viimeistään nyt olisi hyvä suunnata katseita jo tulevan vuoden 2021 budjetointiin. Kuluva vuosi 2020 muistetaan varmasti hyvinkin haasteellisena COVID-19-pandemian vuoksi. Vuosi on ollut hyvin eriskummallinen, mutta se on myös osoittanut osaltaan sen, kuinka tärkeässä roolissa sisäinen laskenta ja erilaisten skenaariosuunnitelmien laadinta yhtiöissä on. Budjetin ja talouden suunnittelu tulevalle vuodelle on haastavaa, mutta nyt on aika ottaa parhaat opit tämän vuoden tilanteesta ja toimia sen pohjalta.
Tässä kirjoituksessa kerromme, mitä tulevan vuoden budjetoinnissa kannattaa huomioida ja kuinka budjetoinnista päästään jatkuvaan liiketoiminnan ennustamiseen.
Ennakoi muuttuva tilanne budjetoinnissa
Suurimmalla osalla suomalaisista yhtiöistä tilikausi loppuu 31.12, joten myös tulevan tilikauden 1.1.2021-31.12.2021 budjetti olisi hyvä olla jo jossain määrin laadittuna. Budjetin laadinta tulevalle tilikaudelle näyttäytyy monella toimialla hyvinkin haasteellisena, mutta yhtiöt tarvitsevat kuitenkin tulevalle vuodelle todenmukaisia budjetteja, jotta he kykenevät sovittamaan käytössään olevat resurssit yhtiön strategiaan.
Tulevan vuoden budjetoinnissa suurimpana teemana on syytä nostaa esiin reagointikyky, joka korostuu, kun emme voi vaikuttaa liiketoimintaympäristössä itsestä riippumattomiin tekijöihin, kuten COVID-19-pandemiaan. Tehokkaampi ja nopeampi reagointikyky tilikauden aikana tapahtuviin poikkeamiin nostaa yhtiön menestymismahdollisuuksia, mikä on syytä huomioida, kun budjetointiprosessia viedään eteenpäin. Yhtiön johto pystyy nostamaan reagointikykyään aktiivisella budjettien ja toteutuneiden lukujen seurannalla.
Budjetin laatiminen ja päivittäminen
Nykyinen maailman tilanne on nostanut esiin sen, että emme varmastikaan kykene laatimaan liiketoiminnalle täysin paikkansapitävää tai täydellistä budjettia, vaan meidän tulee olla varautuneita muutoksiin, joita kohtaamme tulevan tilikauden aikana. Budjetti toimii tietynlaisena runkona tilikauden aikana tapahtuvalle toiminnalle ja lähtökohtana sille tulee olla yhtiön strategisten tavoitteiden saavuttaminen, joihin pääsemme, mikäli toiminta etenee budjetoidulla tavalla. Hankalasti ennustettavassa tilanteessa korostuu budjetin jatkuva päivittäminen, joka tukee yritysjohdon talouden seurantaa.
Tyypillisesti budjetointi on aloitettu ylhäältä alaspäin tai alhaalta ylöspäin osabudjettien täyttämisellä. Nykyisessä taloustilanteessa tämä prosessi saattaa kuitenkin juuttua yhtiössä useisiin eri neuvottelukohtiin, jotka eivät tue päämääränä olevaa arvonluontia tai resurssien kohdistamista. Olennaista nyt haastavana aikana on määritellä, mitkä tekijät ovat kriittisiä omalle liiketoiminnalle, ja mikä on esimerkiksi yhtiön rahoituskyvykkyys liiketoiminnan tärkeimmille osa-alueille.
Kiinteät ja muuttuvat kulut budjetoinnissa
Budjetointiprosessia voitaisiin nykytilanteessa lähestyä kiinteiden ja muuttuvien kulujen kautta, joiden tulisikin olla määriteltynä jokaisessa yhtiössä. On tärkeää ymmärtää yhtiön kulurakenne ja näiden kulujen syvällisempi merkityksen yhtiön ydinliiketoiminnalle. Sen avulla voidaan laatia budjetti sekä sitä tukevat suunnitelmat, jotka nostavat tehokkuutta ja reagointikykyä muuntautua liiketoimintaympäristöön kohdistuvien muutosten aikana.
Tulevan tilikauden budjetoinnissa ei ole syytä verrata tilannetta suoraan ajanjaksoon ennen COVID-19-pandemiaa, vaan kuvitella karkeasti sanottuna liiketoiminnan käynnistäminen uudelleen, sillä yhtiön asiakaskunta on saattanut kokea mittaviakin muutoksia COVID-19 takia, jolloin tämä heijastuu osaltaan myös yhtiön omaan toimintaan.
Parempaa reagointikykyä reaaliaikaisella raportoinnilla
Tehokkain tapa budjetin seurannalle ja päivittämiselle on sen integroiminen suoraan yhtiön talousjärjestelmiin. Kun yhtiön johdolla on jatkuvasti pääsy reaaliaikaisille talousraporteille, voidaan havaita budjetin ja toteutuneen luvun erotus, jonka avulla kyetään reagoimaan muuttuneeseen tilanteeseen sekä mahdollisesti päivittämään aikaisemmin tehtyä suunnitelmaa. Toimintojen automatisoinnilla, kuten budjetin integroinnilla osaksi yhtiön raportointijärjestelmää, säästetään yhtiön johdon aikaa ja maksimoidaan samalla saatavilla olevat hyödyt budjetin laatimisesta.
Skenaariot: budjetoinnista jatkuvaan liiketoiminnan ennustamiseen
Budjetointi antaa kuvaa yhtiön itselleen asettamasta suunnasta, mutta kuten sanottu tämän laadinta on vallitsevassa tilanteessa hyvinkin haasteellista. Sen vuoksi monella toimialalla onkin suositeltavaa hyödyntää tilikauden budjetoinnin lisäksi jatkuvien ennusteskenaarioiden laatimista ja päivittämistä.
Ennusteskenaarioita olisi syytä laatia useampia käyttäen muuttuvana tekijänä esimerkiksi liikevaihtoa, josta seuraavaksi lyhyt esimerkki. Negatiivinen skenaario ennustaa liikevaihdon laskua, neutraali skenaario ennakoi liikevaihdon pysymistä stabiilina ja positiivinen ennuste ennakoi liikevaihdon kasvua. Skenaarioiden laadinnalla voidaan simuloida muutoksia liiketoiminnassa, mikä mahdollistaa johdon nopeamman reagointikyvyn.
COVID-19-pandemia osoitti, että negatiivisen skenaarion ja suunnitelmat tämän skenaarion varalle laatinut yhtiö kykeni mahdollisesti suoriutumaan tehokkaammin pandemian rantautuessa Suomeen. Skenaarioista voidaan tehdä talousmallinnuksia, joihin on hyvä liittää mukaan muun muassa kassavirtaennuste, jolla voidaan tarkastella skenaariossa tapahtuvien muutosten vaikutuksia yhtiön kassavirralle.
Erityisesti nyt on syytä kiinnittää huomiota budjetointiin ja eri ennusteiden laadintaan sekä toimenpidesuunnitelmiin, joita voidaan panna käytäntöön liiketoiminnan muuttuessa yhä vaikeammin ennustettavissa olevassa globaalissa taloudessa.
Me voimme auttaa budjetoinnissa, ennustamisessa ja skenaarioiden laadinnassa sekä näiden kaikkien seurannassa
Poikkeavat ajat alkoivat yllättäen, eikä niiden vaikutus valitettavasti poistu yhtä nopeasti. Ennustaminen ja skenaarioiden laadinta kannattaa ottaa osaksi talousjohtamista, jotta voidaan varautua odottamattomiin muutoksiin mahdollisimman hyvin.
Meiltä löytyy budjetointiin sopivat raportointityökalut, joiden avulla liiketoimintatietoa voidaan hyödyntää päätöksenteossa, suunnittelussa ja ennustamisessa.
Mikäli kaipaat apua, jätä yhteydenottopyyntö. Me autamme mielellämme!
