Projektin ennusteen kuuluukin muuttua

Projektin ennusteen kuuluukin muuttua. Tämä voi kuulostaa oudolta. Eikö hyvän ennusteen pitäisi pysyä samana? Meistä ei.

Projektin alkuperäinen tavoite kertoo, mitä projektin alussa oletettiin tapahtuvan. Ennuste taas kertoo, mitä tämänhetkisen tiedon perusteella uskotaan tapahtuvan.

Näiden kahden asian ero on tärkeä.

Alkuperäistä tavoitetta ei tarvitse muuttaa vain siksi, että projektin aikana tapahtuu asioita, joita alussa ei osattu ennakoida. Sen sijaan ennusteen pitäisi muuttua silloin, kun tieto projektin toteutumisesta muuttuu.

Jos projektin aikana muuttuvat esimerkiksi kustannukset, aikataulu, työn määrä, materiaalien tai alihankinnan hinnat, laskutuksen ajoitus, asiakkaan muutostyöt tai projektin toteutustapa, myös ennusteen pitäisi muuttua.

Muuten ennuste ei enää kerro sitä, mitä projektista tämänhetkisen tiedon perusteella pitäisi odottaa.

Ennusteen muuttuminen ei ole ongelma

Jos ennuste muuttuu projektin aikana, sitä ei pitäisi automaattisesti nähdä huonona asiana.

Päinvastoin.

Huolestuttavampaa on se, jos ennuste ei muutu, vaikka projektin todellisuus muuttuu.

Jos esimerkiksi projektin kustannusennuste nousee 100 000 euroa, kiinnostavaa ei ole pelkästään se, että kustannukset nousivat.

Sen lisäksi pitäisi pystyä vastaamaan kolmeen kysymykseen:

1. Mikä muuttui?

Esimerkiksi kustannusennuste nousi 100 000 euroa.

2. Miksi se muuttui?

Johtuuko muutos materiaalikustannuksista, työn määrän kasvusta, aikataulun venymisestä vai jostain muusta?

3. Mitä tehdään nyt?

Voidaanko kustannuksiin vielä vaikuttaa? Pitääkö laskutusta muuttaa? Onko asiakkaan kanssa sovittava muutoksista? Pitääkö projektin loppuennustetta päivittää uudelleen?

Juuri tässä kohtaa projektiraportointi muuttuu kiinnostavaksi.

Raportoinnin pitäisi kertoa, mihin ollaan menossa

Projektiraportoinnin tehtävä ei ole vain kertoa, mitä viime kuussa tapahtui. Sen pitäisi auttaa projektipäällikköä ja johtoa näkemään, mihin ollaan menossa ja mihin vielä voidaan vaikuttaa.

Tämä on olennainen ero toteuman seuraamisen ja ennustamisen välillä.

Toteuma kertoo, mitä on jo tapahtunut. Ennuste kertoo, mitä tämänhetkisen tiedon perusteella todennäköisesti tapahtuu seuraavaksi.

Ja johtamisen kannalta jälkimmäinen on usein paljon kiinnostavampi tieto.

Rakennus- ja teollisuusyrityksissä tämä korostuu erityisesti. Projektit ovat usein pitkiä ja niihin liittyy paljon liikkuvia osia. Kustannukset, aikataulut, materiaalit, alihankinta, työn määrä, laskutus ja asiakkaan muutokset vaikuttavat kaikki siihen, miltä projektin lopputulos näyttää.

Pieneltä näyttävä muutos yhdessä kohdassa voi vaikuttaa merkittävästi projektin lopulliseen kannattavuuteen. Siksi tieto pitäisi saada esiin mahdollisimman aikaisin.

Ei vasta siinä vaiheessa, kun projekti on valmis ja lopullinen tulos tiedetään.

Mitä hyvältä ennusteelta pitäisi vaatia?

Itse kiinnittäisin huomiota ainakin siihen, että:

• ennustetta päivitetään riittävän usein

• muutokset alkuperäiseen tavoitteeseen tunnistetaan

• muutosten syyt ovat tiedossa

• ennuste perustuu tämänhetkiseen tietoon, ei vanhoihin oletuksiin

• ja ennen kaikkea: tieto tulee riittävän ajoissa, jotta sillä voidaan vielä tehdä jotain.

Tässä on koko ennustamisen ydin.

Hyvä ennuste ei ole se, joka pysyy muuttumattomana. Hyvä ennuste on sellainen, joka muuttuu silloin, kun todellisuus muuttuu – ja antaa mahdollisuuden reagoida ennen kuin muutos näkyy lopullisessa tuloksessa.

Se ei siis ole merkki siitä, että ennuste epäonnistui. Se voi olla merkki siitä, että yrityksessä nähdään ajoissa, mitä projektissa oikeasti tapahtuu.

Meillä Gallantilla työskentelee oma asiantuntijatiimi, joka keskittyy rakennus- ja teollisuusalan yhtiöihin. Ymmärrämme, että projektien talouden johtamisessa ei ole kyse vain numeroista, vaan myös siitä, mitä projektissa käytännössä tapahtuu – ja miten muutokset näkyvät taloudessa.

Kun projektin toteuma, ennuste ja liiketoiminnan todellisuus yhdistetään, taloustiedon avulla voidaan tehdä päätöksiä ajoissa, eikä vasta siinä vaiheessa, kun lopputulos on jo syntynyt.

Haluatko kehittää yrityksesi projektien ennustettavuutta ja talouden johtamista? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin keskustellaan tilanteestanne.