Lomakausi lähestyy – Palkkahallinnon parhaat vinkit lomalaskentaan

Vuosilomista, niiden pitämisestä ja maksamisesta, tulee palkanlaskentaan hyvin paljon erilaisia kysymyksiä – niin työnantajilta, yrittäjiltä kuin työntekijöiltäkin. Koska vuosilomalaki on suurelta osin pakottavaa oikeutta, on hyvä tietää ja tunnistaa erityisesti lomiin liittyvät velvollisuudet ja oikeudet työnantajana. Vuosilomalaki sisältää erilaisia säännöksiä vuosiloman kertymisestä, antamisesta, vuosilomapalkan maksamisesta ja lomakorvauksen maksamisesta.

Jokaisen työnantajan olisi hyvä tietää vuosilomalaista ja siihen liittyvästä lomapalkanlaskennasta muutama tärkeä pointti, jotta lakisääteiset velvoitteet on helpompi täyttää sekä tunnistaa oikeudet ja mahdollisuudet sopimiseen. Pakottavuudestaan huolimatta vuosilomalaki mahdollistaa nimittäin hyvinkin monipuolisen sopimusvapauden.

Tässä blogitekstissä tuodaan vastauksia yleisimpiin kysymyksiin ja korjataan väärinymmärryksiä, joita vuosilomiin ja lomapalkkoihin liittyy.

Vuosiloman sijoittaminen

Tärkeää on muistaa sopia niistä asioista, mistä pitää tai voi sopia – ja huomioida, että on asioita, joista ei voi sopia lainkaan

Vuosiloman sijoittamisessa tavoitteena lain näkökulmasta on aina (työntekijöiden) kuuleminen ja pyrkiminen sopimiseen. Viime kädessä on kuitenkin työnantajan velvollisuus huolehtia siitä, että vuosiloma pidetään lain sallimissa rajoissa. Vuosiloman sijoittamisesta voidaan aina sopia – toki vain laissa säädetyillä tavoilla. Jos vuosiloman ajankohdasta ei sovita mitenkään, työnantaja voi määrätä vuosiloman ajankohdan tietyin rajoituksin. Työnantajalla on erityisen tärkeä työsuojelullinen velvollisuus huolehtia, että työntekijä pitää vuosilomaa ylipäätään, ja että vähintään 12 päivää vuosilomasta pidetään yhdenjaksoisesti.

Vuosiloma perhevapaan aikana

Tämä velvollisuus on olemassa myös silloin, kun työntekijä on pidemmällä poissaololla, esimerkiksi erilaisilla perhevapailla. Nämä poissaolot eivät lain mukaan mahdollista lomien siirtämistä hamaan tulevaisuuteen, vaan vuosilomat tulee pitää lain määrittelemissä rajoissa, ellei erikseen sovita vuosiloman säästämisestä. Näissäkin tilanteissa työnantajan ja työntekijän pitäisi sopia loman pitämisestä poissaolosta huolimatta kuten muidenkin työntekijöiden kanssa, ja viime kädessä työnantaja määrää vuosiloman ajankohdan vuosilomalain rajoissa. Vuosilomalaki ei estä vuosiloman antamista vanhempain- tai hoitovapaan aikana.

Vuosiloma ja lauantait

Lomalauantait herättävät helposti monenlaisia kysymyksiä. Pääsääntönä on hyvä muistaa, että vuosilomalaki ei tunne lomalauantaita käsitteenä, eikä laki määrää käytettäväksi tiettyä määrää lauantaita. Vuosilomalaissa puhutaan arkipäivistä ja lauantait ovat arkipäiviä siinä, missä muutkin arkipäivät (ma-pe). Tällöin on aina tärkeää huomioida myös ns. lomalauantait tilanteissa, joissa sovittu (tai määrätty) loma-ajankohta sisältää sellaisia päiviä, jotka eivät voi lain mukaan olla vuosilomapäiviä. Tällaisia päiviä ovat esimerkiksi juhannusaatto ja juhannuspäivä sekä myös monet pyhäpäivät pääsiäisen ja joulun aikaan. Jos työnantaja sopii tai määrää juhannuksena pidettävästä lomasta (eli ollaan vuosilomalla juhannusviikolla), tulee sopia myös käyttämättä jäävän lauantain kohtalosta. Tästä täytyy siis nimenomaan sopia tavalla tai toisella.

Vuosiloman sijoittaminen vapaapäiville

Vuosilomia sijoitettaessa on hyvä muistaa myös ns. kolmen (3) päivän sääntö, eli kolme päivää tai sitä lyhyempää loman osaa ei saa sijoittaa ilman työntekijän suostumusta niin, että lomapäivä sattuisi työntekijän työvuoroluettelon mukaiseksi vapaapäiväksi. Lomaa ei saa ilman suostumusta määrätä myöskään alkavaksi työntekijän vapaapäivänä, jos se johtaa lomapäivien vähenemiseen.

Vuosiloman maksaminen rahana

Vuosilomalaki ei mahdollista vuosiloman maksamista rahana kuin muutamassa nimenomaisesti säädetyssä poikkeustilanteessa. Näistä tilanteista yleisin on tietysti vuosiloman maksaminen lomakorvauksena työsuhteen päättyessä. Vuosiloman ansaintasäännöistä ja laskentasäännöistäkään ei voi sopia toisin – ellei asiasta sovita työntekijän eduksi. Tärkeää on muistaa myös se, että lomarahat tai näihin liittyvät lomarahavapaat eivät perustu vuosilomalakiin, vaan käytössä olevaan työehtosopimukseen tai yrityksen vakiintuneeseen käytäntöön. Tällöin tällaisia vapaita pidettäessä on huolehdittava siitä, että ei sovita mitään sellaista, mitä ei ole esimerkiksi työehtosopimuksessa mahdollistettu. Työehtosopimusmääräykset kannattaa siis tarkistaa.

Vuosilomapalkkojen laskeminen ei tapahdu nappia painamalla

Laskentasääntöjen monimutkaisuus voi tuntua sekavalta, sillä on kuukausipalkkaan perustuvaa, keskipäiväpalkkaan perustuvaa ja prosenttiperusteista lomapalkan laskentaa. Pääsäännön mukaan palkanlaskentatapaa valittaessa ratkaiseva ajankohta on lomanmääräytymisvuoden loppu eli maaliskuun viimeinen päivä.

Lomapalkkoja voidaan siis laskea kokoaikatyön kuukausipalkasta, osa-aikatyön kuukausipalkasta, keskipäiväpalkan perusteella tai prosenttiperusteisesti. Lomapalkkoihin vaikuttavat myös lisäpalkat ja laskennalliset palkat. Lisäksi erilaiset työehtosopimukset tuovat mukanaan oman mausteensa. Viimeisimmän vuosilomalain uudistuksen jälkeen on täytynyt ottaa myös huomioon mahdolliset lisävapaapäivät. Ei siis mikään ihme, että voi tuntua siltä, että lomapalkkojen laskenta on kuin arpajaiset. Muutostilanteet ovatkin usein tulkinnanvaraisia ja sattumanvaraisia. Esimerkiksi siirtyminen osittaiselle hoitovapaalle voi johtaa laskentatavan muutokseen kolmena eri lomanmääräytymisvuotena.

Kaikkein vaikein tapaus palkanlaskennassa on luultavasti se, että työntekijälle maksetaan erilaisia lisäpalkkoja. Silloin palkanlaskijan täytyy laskea poissaoloajalta lisäpalkoista niin sanottua laskennallista palkkaa, jota ei kuitenkaan palkattoman poissaolon ajalta työntekijälle makseta, mutta joka otetaan mukaan lomavuoden ansioihin prosenttilaskentaa varten.

Taulukossa on kuvattu erilaisia vuosilomapalkan laskentaan liittyviä muutostilanteita. Lähtökohtana laskennassa on lain mukaan lomallelähtöhetken palkka, mutta lisäksi vuosilomapalkka lasketaan sen palkanlaskentatavan perusteella, jota työntekijään sovellettiin lomanmääräytymisvuoden päättyessä. Erityisesti kannattaa kuitenkin huomioida jälleen sopimisen mahdollisuus – mikäli työntekijä on lomalle jäädessään kuukausipalkkainen, on aina mahdollista sopia nimenomaan kirjallisesti siitä, että laskennassa käytetään tilanteesta riippumatta lomallelähtöhetken kuukausipalkkaa ja sovelletaan kuukausipalkan laskentasääntöjä. Työnantajamielikuvan näkökulmasta on myös hyvä ottaa huomioon, että työntekijöitä kohdellaan muutostilanteissa tasapuolisesti, ja huomioidaan työntekijän etu – vaikka laki ei siihen pakottaisikaan.

Me voimme auttaa vuosilomiin liittyen

Palkkahallinnon haasteissa, työehtosopimuksiin liittyvissä tulkinnoissa ja työoikeuteen liittyvissä kysymyksissä asiantuntijamme auttavat mielellään. Mikäli kaipaat apua vuosilomiin tai muuhun palkanlaskentaan liittyen, jätä meille yhteydenottopyyntö.